Elektronische Rechnungsstellung in der Schweiz: Pflichten, Formate und Integration

Elektronische Rechnungsstellung in der Schweiz: Eine Landschaft mit unterschiedlichem Tempo

In der Schweiz gibt es keinen einheitlichen rechtlichen Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung. Viele EU-Länder haben den gemeinsamen Standard EN 16931 eingeführt; die Schweiz behält ihre eigenen Anforderungen bei. Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen müssen dies berücksichtigen, um Compliance-Probleme zu vermeiden.

Die Landschaft entwickelt sich daher in unterschiedlichem Tempo: Die elektronische Rechnungsstellung setzt sich vor allem in spezifischen Bereichen durch, jeder mit eigenen Regeln, Formaten und Kanälen. Zwei häufige Kontexte sind die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand (B2G) und jene an die Invalidenversicherung (IV). Die IV verfügt über die notwendigen Instrumente, um Rechnungen im elektronischen Format zu verarbeiten, und unterstützt diese Methode auch, weil sie eine schnellere und kostengünstigere Zahlung ermöglicht.

Für ein Schweizer Unternehmen gibt es also nicht eine einzige Pflicht, die einmalig zu erfüllen ist, sondern so viele Szenarien, wie es Gesprächspartner gibt: die IV, öffentliche Aufträge, ausländische Partner. Es empfiehlt sich, vom konkreten Bereich auszugehen, in dem fakturiert wird, und erst danach Formate und Tools auszuwählen.

Rechtlich definiert Art. 957a Abs. 3 OR Buchungsbelege als schriftliche Unterlagen auf Papier, in elektronischer oder ähnlicher Form, die zur Rekonstruktion eines Geschäftsvorgangs oder Ereignisses erforderlich sind, das Gegenstand einer Buchung ist. Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Bücher (OlaB; SR 221.431) regelt die Führung und Aufbewahrung von Büchern und Belegen und lässt die elektronische Archivierung zu, wenn Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind.

Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres der letzten Buchung (Art. 958f Abs. 1 OR). Die ESTV fasst die Regeln in der MWST-Info 16 zusammen; für Immobilien sieht Art. 70 Abs. 3 MWVG 20 Jahre vor, danach bis zum Eintritt der steuerlichen Verjährung.

Buchführungspflichtig sind Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz von mindestens CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen (Art. 957 Abs. 1 OR); bestimmte nicht eintragungspflichtige Vereine und Stiftungen sind ausgenommen (Art. 957 Abs. 2 OR).

Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, nicht am Datum des Belegs: Eine Quittung vom Januar 2026 unterliegt der Pflicht bis Ende 2036. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind 10 Jahre aufzubewahren, auf Papier oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (Art. 958f Abs. 2 OR).

Fakturierung an die IV: Pflichten und praktische Voraussetzungen

In der Schweiz verfügt die Invalidenversicherung (IV) über alle notwendigen Instrumente für die elektronische Rechnungsstellung. Die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) prüft die angewendeten Tarife und führt die Zahlungen für alle Rechnungen aus, die für Individualmassnahmen zu Lasten der AHV/IV ausgestellt werden.

Für einen Leistungserbringer beginnt der Weg mit der Generierung der Rechnungen im geforderten Format und der Wahl einer Übermittlungsplattform. Nach einigen Tests zur Überprüfung der korrekten Funktionsweise des Systems können die Rechnungen elektronisch an die IV gesendet werden.

Um Rechnungen im elektronischen Format an die IV zu senden, muss der Leistungserbringer vier Voraussetzungen erfüllen:

Elektronische Rechnungsstellung: Vergleich zwischen IV und Schweizer öffentlicher Hand

Prozess der elektronischen Rechnungsstellung an die IV

Anerkannte Formate: XML und Forum Datenaustausch

Grundlage der elektronischen Übermittlung ist das XML-Format: Die Dokumente werden so übermittelt, während eine Beschreibung der anerkannten Formate auf der Website des Forum Datenaustausch zu finden ist. Für die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand sind Formate und Kanäle mit dem Empfänger zu prüfen; für den Bund können elektronische Rechnungen als PDF per E-Mail oder als strukturierte Datendateien über einen Service Provider übermittelt werden.

Bei der Fakturierung an die IV werden folgende Nachrichtentypen in den Formaten XML 4.3, 4.4 und 4.5 behandelt: Rechnungen (generalInvoiceRequest und generalInvoiceResponse); «Minimal Clinical Dataset» (hospitalMCDRequest und hospitalMCDResponse); Container (generalContainer); Statuskommunikationen (statusRequest und statusResponse).

Praktisch gesehen muss, wer eine Lösung entwickelt oder kauft, sicherstellen, dass die Software diese Nachrichtentypen in der vom Partner geforderten Formatversion erzeugen und lesen kann, ohne sich auf einen generischen «XML-Export» zu beschränken. Dies gilt auch für die Inhalte: Die Codierung der Tarife und Referenzen ist mit dem Gesprächspartner vor der Automatisierung des Prozesses abzustimmen.

Für den Bund können elektronische Rechnungen als PDF per E-Mail oder als strukturierte Datendateien über einen Service Provider übermittelt werden. Der Bund verarbeitet die erhaltene Rechnung elektronisch.

Rechnungsstellung an die öffentliche Hand (B2G)

Im Umgang mit der öffentlichen Hand sind Format und Übermittlungskanal mit der empfangenden Stelle zu prüfen. Für den Bund können elektronische Rechnungen als PDF per E-Mail oder als strukturierte Datendateien über einen Service Provider übermittelt werden.

B2G hat von der ausschreibenden Stelle definierte Anforderungen; die Prüfung ist fallweise vorzunehmen. Bevor ein Projekt aufgesetzt wird, sollte mit dem Empfänger Format, Plattform und die geforderten Referenzdaten geklärt werden, um eine Neuintegration zu vermeiden.

An den Bund gerichtete Rechnungen müssen in elektronischer Form eingereicht werden; die Pflicht betrifft nicht Rechnungen für kleine Lieferungen. Die Übermittlung kann als PDF per E-Mail oder als strukturierte Datendateien über einen Service Provider erfolgen.

Über 90 % der Rechnungen an den Bund sind bereits elektronisch: rund 687'000 der insgesamt 750'000 jährlich ausgestellten Rechnungen. Das Dienstleistungszentrum Finanzen ist unter der E-Mail-Adresse [email protected] erreichbar.

Die Pflicht ermöglicht es Lieferanten, Zeit und Geld zu sparen, den Papierverbrauch zu reduzieren und Rechnungen schnell zu verarbeiten. Die Zahlung erfolgt nach Genehmigung durch den Empfänger über dessen Finanzinstitut.

Integration der elektronischen Rechnungsstellung in ERP und Dokumentenmanagement

In der Schweiz nutzen viele Unternehmen lokale ERP-Systeme wie Abacus oder internationale Lösungen wie SAP. Um die elektronische Rechnungsstellung nachhaltig zu gestalten, ist der Ausgangspunkt die Anbindung des Managementsystems an eine Austausch- und Automatisierungsplattform, sodass Ausstellung, Empfang, Archivierung und Genehmigungsflüsse keine manuellen Eingriffe erfordern.

Dokumentenmanagement-Plattformen (DMS) und Prozessautomatisierungslösungen (BPM) archivieren und organisieren Dokumente an einem einzigen Ort, sicher und konform mit den Vorschriften. Sie automatisieren Geschäftsprozesse, reduzieren Leerlaufzeiten und menschliche Fehler. Zudem helfen sie, steuerliche und archivrechtliche Vorschriften sowohl in der Schweiz als auch im Ausland einzuhalten.

Ein in diesem Kontext genanntes Beispiel ist ARXivar, das je nach Unternehmensbedarf anpassbar ist und für die Integration mit ERP-Systemen konzipiert wurde.

Auf internationaler Ebene ist die Integration zwischen dem Managementsystem und Partnern innerhalb und ausserhalb der EU ein zu bewertender Aspekt, um Versand und Empfang zu automatisieren. Die Wahl des Tools hängt von den Bereichen ab, in denen das Unternehmen tätig ist: Es ist etwas anderes, Rechnungen an die IV oder die Schweizer öffentliche Hand zu stellen, als Rechnungen an Gegenparteien in Ländern mit eigenen Pflichten zu stellen.

In jedem Fall muss die Integration gemeinsam mit den Archivierungsanforderungen geplant werden. Die Aufbewahrung der Dokumente und die Nachvollziehbarkeit der Genehmigungen sind Teil des Prozesses, kein nachträglicher Zusatz.

Die OlaB (SR 221.431) erlaubt die elektronische Archivierung, wenn Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der Belege gewährleistet sind; Papier ist in der überwiegenden Mehrheit der Fälle nicht notwendig.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die letzte Buchung vorgenommen wurde (Art. 958f Abs. 1 OR). Für Immobilien beträgt die Frist 20 Jahre, danach bis zum Eintritt der steuerlichen Verjährung (Art. 70 Abs. 3 MWVG; ESTV MWST-Info 16 Ziffer 1.6.2).

Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht erfordern 10 Jahre und, bei elektronischer Aufbewahrung, die qualifizierte elektronische Signatur (Art. 958f Abs. 2 OR).

Ein Workflow kann automatisch eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen senden, wenn eine Rechnung einen bestimmten Betrag überschreitet oder ein Dokument eine dringende Unterschrift erfordert.

Die Konformität des Archivs wird auch durch die Norm ISO 15489-1:2016 und die GeBüV gestützt.

Beziehungen zur EU und Italien: Pflichten nicht verwechseln

Der italienische Fall ist beispielhaft und hilft, die Pflichten italienischer Steuerpflichtiger von denen einer Schweizer Gesellschaft zu unterscheiden.

Die italienischen Regeln gelten für italienische Steuerpflichtige: Ab dem 1. Januar 2024 wurde die Pflicht zur ausschliesslichen Ausstellung und zum Empfang elektronischer Rechnungen auch auf Steuerpflichtige «im Vorteil / in der Franchise» ausgeweitet, also auf Kleinsteuerpflichtige und Pauschalsteuersysteme. Für ein Schweizer Unternehmen betreffen die italienischen Pflichten dieses als solches nicht, können aber seine italienischen Gegenparteien und allenfalls lokale Entitäten betreffen.

In Italien müssen ab dem 1. Januar 2024 auch Kleinsteuerpflichtige (Art. 27, Abs. 1 und 2, D.L. Nr. 98/2011) und Pauschalsteuersysteme (Art. 1, Abs. 54 bis 89, Gesetz Nr. 190/2014) ausschliesslich elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen. Die Regel gilt für italienische Steuerpflichtige; eine Schweizer Gesellschaft muss prüfen, wie sie ihre italienischen Gegenparteien oder allenfalls lokale Entitäten einbindet.

Bei ausländischen Gegenparteien sind unterschiedliche Standards und Archive zu verwalten und zu unterscheiden, welches Regime auf welchen Dokumentenfluss anwendbar ist. In den italo-schweizerischen Beziehungen ist auch der steuerliche Kontext der Grenzgänger zu berücksichtigen.

Das neue Abkommen zwischen Italien und der Schweiz über Grenzgänger, am 23. Dezember 2020 in Rom unterzeichnet mit dazugehörigem Zusatzprotokoll, ist dazu bestimmt, das Abkommen von 1974 zu ersetzen. Dies ist ein von der elektronischen Rechnungsstellung getrenntes Thema, fällt aber unter die grenzüberschreitende administrative Verwaltung.

Wie man ein Projekt zur elektronischen Rechnungsstellung aufsetzt

Die Umsetzung der Anforderungen in ein operatives Projekt bedeutet, schrittweise vorzugehen, ausgehend vom Bereich und nicht von der Technologie.

Für die Archivierung sind die Fristen zu prüfen: 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR) und 20 Jahre für Dokumente im Zusammenhang mit Immobilien (Art. 70 Abs. 3 MWVG). Die OlaB (SR 221.431) lässt das Digitale zu, wenn Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind.

Vor dem Produktivstart ist es üblich, einige Tests durchzuführen, um die korrekte Funktionsweise des Systems zu überprüfen; erst danach wird der reguläre Versand der Rechnungen auf elektronischem Weg gestartet.