QR-Rechnung: So bereiten Sie Rechnungen mit QR-Code in der Schweiz vor

Was sich mit der QR-Rechnung in der Schweizer Fakturierung ändert

Die QR-Rechnung ist der Standard der Schweizer Finanzbranche für maschinenlesbare Rechnungen und ersetzt die bisher verwendeten Einzahlungsscheine (HanseMerkur). Sie wurde im Juni 2020 in der Schweiz eingeführt (Ated), von der Schweizerischen Bankiervereinigung (SwissBanking) und der SIX Group entwickelt und ersetzt die alten roten und orangen Einzahlungsscheine durch ein einheitliches, digital lesbares Format (Payrexx). Seit dem 1. Oktober 2022 ist sie obligatorisch (FAQ Schweizer Fakturierung; Ated).

Für diejenigen, die Rechnungen ausstellen, ändert sich das Formular, nicht aber die Zahlungswege. Beim orangen Schein waren die wesentlichen Zahlungsdaten – Kundennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und weitere Informationen – in der Referenznummer codiert. Vereine und Privatpersonen nutzten stattdessen den roten Schein und trugen den Verwendungszweck von Hand ein. Die QR-Rechnung ersetzt beide Formulare (Ated).

Für die Anpassung lohnt es sich, bei drei Elementen anzusetzen: strukturierte Stammdaten, Einzugskonto und Software. Die QR-Rechnung ändert die Zahlungswege nicht: E-Banking, PostSchalter, Zahlungsauftrag und Scannen mit Smartphone oder dediziertem Lesegerät bleiben bestehen (Ated).

Vorteile der QR-Rechnung in der Schweizer Fakturierung

Die Datenbestandteile einer QR-Rechnung

Der Zahlungsteil ist standardisiert und dreht sich um den Swiss QR Code, der die Zahlungsinformationen enthält: IBAN des Empfängers, Betrag, Referenznummer und strukturierte Informationen (Payrexx). Der Code ruft IBAN, Betrag und Zahlungsreferenz ab (HanseMerkur). Die QR-Rechnung gibt auch die Währung, in Franken oder Euro, sowie die Daten des Gläubigers und des Schuldners an (FAQ Schweizer Fakturierung). Sie kann zusätzliche Informationen wie Zahlungszweck und Kundenreferenz enthalten (Ated).

Die Art der Referenz hängt vom Konto im Zahlungsteil ab. Bei QR-IBAN wird die strukturierte QR-Referenz verwendet. Bei normalem IBAN wird eine unstrukturierte Referenz oder die Gläubigerreferenz (ISO 11649) verwendet, wie weiter unten erläutert (FAQ Schweizer Fakturierung). Rechnungen, die eine Zahlung in der Schweiz auslösen, müssen einen gültigen Schweizer QR-Code enthalten (FAQ Schweizer Fakturierung).

Bevor Sie den Code generieren, bereiten Sie die Felder des Zahlungsteils vor: IBAN oder QR-IBAN, Betrag, Währung CHF oder EUR, Daten des Gläubigers und des Schuldners, Referenz und Zahlungszweck. Die Art der Referenz hängt vom Konto ab: QR-IBAN mit strukturierter QR-Referenz, normaler IBAN mit unstrukturierter Referenz oder Gläubigerreferenz ISO 11649 (FAQ Schweizer Fakturierung).

QR-IBAN oder normaler IBAN: Welche Wahl für den Einzug?

Der QR-IBAN ist ein spezieller IBAN, der mit «CH» beginnt, gefolgt von spezifischen Institutscodes, und eine 27-stellige QR-Referenznummer enthält. Diese Kombination ermöglicht die automatische Abstimmung von Zahlungen ohne manuellen Eingriff und ist geeignet für Unternehmen, die viele Transaktionen verarbeiten (FAQ Schweizer Fakturierung).

Der normale IBAN ist das standardmässige Schweizer Bankkonto: Er erfordert eine unstrukturierte Referenz oder die Gläubigerreferenz (ISO 11649) sowie das 140 Zeichen lange Feld für zusätzliche Informationen. Für die meisten kleinen Unternehmen und Freiberufler ist dies ausreichend: Es wird kein QR-IBAN benötigt, um gültige QR-Rechnungen auszustellen (FAQ Schweizer Fakturierung).

Bei der Wahl sollten das Volumen und der gewünschte Automatisierungsgrad bewertet werden. Mit QR-IBAN ist die QR-Referenznummer 27-stellig und die Abstimmung erfolgt ohne manuellen Eingriff. Mit normalem IBAN bleiben die unstrukturierte Referenz oder ISO 11649 sowie das 140 Zeichen lange Feld für zusätzliche Informationen (FAQ Schweizer Fakturierung).

QR-IBAN vs. normaler IBAN für die Ausstellung von QR-Rechnungen

Strukturierte Adressen und aktuelle Anforderungen

Seit dem 22. November 2025 verlangt Version 2.3 der Schweizer Implementierungsrichtlinien strukturierte Adressen: separate Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort (FAQ Schweizer Fakturierung). Die Fakturierungssoftware muss die QR-Rechnungen daher in diesem Format generieren.

In der Praxis müssen die Kundenstammdaten mit diesen Elementen in separaten Feldern geführt werden, nicht als einheitlicher Textblock. Es empfiehlt sich, das System eine Testrechnung erstellen zu lassen, um zu prüfen, ob die Daten in den richtigen Feldern landen, bevor sie in Serie ausgestossen werden.

Wenn die Stammdaten noch ein einheitlicher Textblock sind, kann die Software Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort nicht trennen. Bevor Sie in Serie ausstellen, prüfen Sie, ob die Adresse des Schuldners und des Gläubigers in den strukturierten Feldern abgebildet ist, die von Version 2.3 verlangt werden (FAQ Schweizer Fakturierung).

Vorbereitung der Fakturierungssoftware

Prüfen Sie das System vor dem Versand an einigen Punkten. Es muss QR-Rechnungen ausstellen, die den geltenden Richtlinien entsprechen, einschliesslich der strukturierten Adressen, die von Version 2.3 verlangt werden. Es muss die Währung in Franken oder Euro verwalten und QR-IBAN oder normalen IBAN mit der entsprechenden Referenzart konsistent verwenden. Bei normalem IBAN muss das Feld für zusätzliche Informationen ausgefüllt werden.

Die Formvorschriften für den Swiss QR Code und die Konvertierungsregeln in die Zahlungsnachrichten MT101 und MT103 sind in den Implementierungsrichtlinien definiert (SIX, Handbuch zur Einführung der QR-Rechnung).

Für Kunden im Ausland ist die QR-Rechnung für inländische Zahlungen in der Schweiz und für Zahlungen aus Liechtenstein konzipiert. Internationale Kunden können Schweizer QR-Codes in der Regel nicht mit ihren Banking-Apps scannen. Best Practice: Fügen Sie dennoch den Zahlungsteil hinzu und ergänzen Sie die Details im Textformat mit IBAN, BIC/SWIFT-Code und Bankadresse (FAQ Schweizer Fakturierung).

Zu den im Tessin aktiven Anbietern gehört PL3 & Partners, ein Unternehmen mit Standorten in Chiasso und Mailand, das 2004 gegründet wurde. Über SAP ist es möglich, die QR-Rechnung in Ihrem ERP zu verwalten und den Zahlungsprozess durch das Lesen des QR-Codes zu automatisieren (Ated).

Die Software muss QR-Rechnungen generieren, die den geltenden Richtlinien entsprechen, einschliesslich der strukturierten Adressen der Version 2.3, CHF oder EUR verwalten und QR-IBAN oder IBAN mit der entsprechenden Referenz konsistent verwenden (FAQ Schweizer Fakturierung).

Wie Kunden eine QR-Rechnung bezahlen

Die Kanäle bleiben die bekannten: Dateneingabe im E-Banking, Einzahlung am PostSchalter, Zahlungsauftrag und Scannen des Codes mit Smartphone oder dediziertem Lesegerät (Ated). Wer eine Mobile-Banking-App nutzt, ruft IBAN, Betrag und Referenz automatisch aus dem Code ab und bezahlt von dort aus, ähnlich wie bei Versicherungsprämien, die mit dem Mobiltelefon beglichen werden können (HanseMerkur).

Im E-Commerce kann die QR-Rechnung eine echte Zahlungsmethode beim Checkout sein: Nach der Bestellung erhält der Käufer einen QR-Code zum Scannen und Bezahlen mit der E-Banking-App. Für den Händler ist dies die günstigste Form des Kaufs auf Rechnung, mit Transaktionsgebühren ab 0,50 %. Es findet keine Bonitätsprüfung statt und es wird kein Risiko übernommen, das vollständig beim Händler liegt (Payrexx).

Automatisierung der Zahlungsabstimmung

Die Wahl des Kontos bei der Ausstellung bestimmt, wie viel der Abstimmung manuell bleibt. Mit strukturierter Referenz erfolgt die Zuordnung von Zahlung und Rechnung automatisch, ohne manuellen Eingriff (FAQ Schweizer Fakturierung).

Auf Systemebene kann der QR-Code vom Warenwirtschaftssystem oder ERP gelesen werden, was den Zahlungsprozess automatisiert (Ated). Fehlt die strukturierte Referenz, muss die Verbuchung aus den zusätzlichen Informationen rekonstruiert werden, was bei jedem Eingang einen manuellen Schritt erfordert.

Um manuelle Schritte zu reduzieren, verwenden Sie denselben Kontotyp und dieselbe Referenzart konsistent auf allen Rechnungen. Mit QR-IBAN und strukturierter QR-Referenz ist die Zuordnung automatisch; mit normalem IBAN erfordern die unstrukturierte Referenz oder ISO 11649 mehr Aufmerksamkeit bei der Abstimmung (FAQ Schweizer Fakturierung).

Letzte Kontrollen vor dem Ausstellen

Prüfen Sie vor dem Versand, ob die Rechnung eine Zahlung in der Schweiz auslöst und daher einen gültigen Schweizer QR-Code tragen muss (FAQ Schweizer Fakturierung). Stellen Sie sicher, dass die Referenz mit dem gewählten Konto kompatibel ist und die Währung zwischen Franken und Euro korrekt ist. Prüfen Sie, ob die Adressen in den erforderlichen strukturierten Feldern generiert werden und ob der Code mit einem Scan-Test über eine Mobile-Banking-App lesbar ist. Für Empfänger im Ausland müssen die Zahlungsdetails im Textformat hinzugefügt werden.

Führen Sie vor dem Versand einen Scan-Test mit einer Mobile-Banking-App durch und prüfen Sie, ob der Code korrekten IBAN, Betrag, Währung und Referenz enthält. Stellen Sie sicher, dass die Adressen in separaten Feldern stehen und dass für das Ausland IBAN, BIC/SWIFT und Bankadresse im Textformat angegeben sind (FAQ Schweizer Fakturierung).

Schritte zur Vorbereitung einer konformen QR-Rechnung in der Schweiz