No-Code und ERP-Integration: Automatisierungskriterien für KMU

Was Automatisierung neben einem ERP bedeutet – und was nicht

Neben einem bestehenden ERP-System bezeichnet «Automatisierung» zwei unterschiedliche Dinge, die getrennt betrachtet werden müssen. Das erste ist die Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten. Gemäss der Seite «KI und Marketing-Automatisierung: Eine Chance für KMU» von kmu.admin.ch dient die Marketing-Automatisierung dazu, repetitive Aufgaben wie das Erstellen oder Versenden personalisierter E-Mails, das Publizieren von Inhalten in sozialen Medien oder das Veröffentlichen von Artikeln zu automatisieren.

Im No-Code-Bereich sind die gängigen Namen Zapier, Make (ehemals Integromat), n8n und Microsoft Power Automate. Zapier verbindet zwei oder mehr Anwendungen; Make baut komplexe Arbeitsabläufe; Power Automate integriert sich in Outlook, Excel und Dynamics 365. Bei den ERP-Systemen wird SAP S/4HANA oft als Beispiel für ein Konzernsystem genannt.

Für KMU, die oft über begrenzte Ressourcen verfügen, besteht der Haupteffekt in der Reduktion der Arbeitslast. Die gewonnene Zeit kann in kreativere und strategischere Aktivitäten reinvestiert werden. Der zweite Aspekt ist der Datenaustausch zwischen dem No-Code-Tool und dem ERP: Stammdaten, Bestellungen, Dokumente, Verfügbarkeiten. Hier wird keine beurteilende Arbeit erleichtert, sondern eine manuelle Erfassung eliminiert.

Die Auswahlkriterien ändern sich entsprechend. Im ersten Fall werden die pro Ausführung eingesparte Zeit und die Häufigkeit der Aufgabe bewertet. Im zweiten Fall zählen die Korrektheit der übertragenen Daten, die Aktualität und die Stabilität der Schnittstelle zwischen den beiden Systemen.

Wer diese beiden Perspektiven verwechselt, wählt das Werkzeug aus den falschen Gründen. Ein gutes Hilfsmittel für repetitive Tätigkeiten kann als Brücke zum ERP ungeeignet sein – und umgekehrt.

Es muss auch geklärt werden, was No-Code-Automatisierung nicht ist. Die Seite «KI und Marketing-Automatisierung: Eine Chance für KMU» von kmu.admin.ch erinnert daran, dass die Herausforderung darin besteht, diese Tools korrekt einzusetzen. Unternehmen müssen sie mit den bereits vorhandenen Marketinginstrumenten verknüpfen. Die Bedeutung der Erhebung und Analyse relevanter und aktueller Kundendaten darf nicht aus den Augen verloren werden.

Allgemein gilt, ohne dies einer spezifischen Quelle zuzuschreiben: No-Code ersetzt das ERP nicht als Quelle der Hauptdaten. Es schafft kein paralleles Archiv und rechtfertigt keine Automatisierung, die vom restlichen Informationssystem isoliert ist.

Vor- und Nachteile der No-Code-Automatisierung mit ERP

Erst digitalisieren, dann automatisieren

Der Ausgangspunkt ist die Unterscheidung zwischen Digitalisierung und Automatisierung. Laut Swisscom reduziert die Digitalisierung von Prozessen die Arbeitslast, die Kosten und die Fehlerwahrscheinlichkeit. Die Abläufe werden dank Prozessautomatisierung und künstlicher Intelligenz transparenter und effizienter. Es sind vier messbare Effekte, die als Bewertungskriterien dienen können: Arbeitslast, Kosten, Fehler, Transparenz der Abläufe.

Damit die Automatisierung funktioniert, muss der Prozess bereits in digitaler Form vorliegen und beschrieben sein. Wenn ein Schritt auf Papier, in einem manuell ausgefüllten PDF oder im E-Mail-Postfach einer bestimmten Person stattfindet, gibt es nichts zu automatisieren. Zuerst wird der Schritt digitalisiert und die Regel festgelegt, erst danach wird er gegebenenfalls einem Tool überlassen. Eine Automatisierung, die auf einem nicht beschriebenen Prozess aufbaut, vervielfacht die Ambiguität mit höherer Geschwindigkeit.

Auch in No-Code-Plattformen beginnt der Ablauf mit einem Trigger und führt zu einer Aktion. Zapier, Make und Power Automate stellen diese beiden Elemente bereit. Wenn der Trigger nicht digitalisiert ist, startet die Automatisierung nicht.

Vor der Entscheidung lohnt es sich, die Ausgangslage zu erfassen. Wie oft wird der Prozess ausgeführt, wie viel Zeit erfordert jede Ausführung, wie viele Nachbearbeitungen oder Korrekturen verursacht er? Ohne diese Werte lässt sich später nicht feststellen, ob die Automatisierung den erwarteten Effekt erzielt hat oder die Arbeit lediglich an eine andere Stelle verschoben hat.

Messbare Indikatoren der Prozessdigitalisierung (Swisscom)

Welche Prozesse Automatisierung verdienen: Prioritätskriterien

Nicht alle Prozesse sind gute Kandidaten. Fünf Kriterien müssen kombiniert werden. Wiederholbarkeit: Ist die Regel immer gleich oder ist eine fallweise Beurteilung nötig? Volumen der Ausführungen: Wie oft täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt sich die Aufgabe?

Fehlerrisiko: Was kostet eine falsche Erfassung in Bezug auf Fakturierung, Preise, Verfügbarkeit oder Fristen? Stabilität des Ablaufs: Bleiben die Regeln über Monate unverändert oder ändern sie sich bei jeder Reorganisation? Verfügbarkeit relevanter und aktueller vorgelagerter Daten.

Das Volumen bestimmt den Return bei repetitiven Tätigkeiten. Ein seltener Prozess kann dennoch Priorität verdienen, wenn der Fehler schwerwiegende oder schwer korrigierbare Folgen hat. Auch die Stabilität ist zu beachten: Ein Ablauf, der sich jeden Monat ändert, erzeugt kontinuierlichen Wartungsaufwand und sollte zurückgestellt werden, es sei denn, die Instabilität selbst ist das zu lösende Problem.

Das Volumen muss im Verhältnis zu den Limits der No-Code-Pläne gesetzt werden. Zapier Free erlaubt 100 Tasks pro Monat; Make Free 1'000 Operationen pro Monat; Power Automate pro Benutzer kostet 15 $/Monat und beinhaltet 5'000 API-Anfragen pro Tag. Ein Prozess mit hohem Volumen kann einen höheren Plan oder ein anderes Tool erfordern.

Im Bereich der Daten ist das Kriterium auf der Seite «KI und Marketing-Automatisierung: Eine Chance für KMU» von kmu.admin.ch explizit genannt. Die Prozessautomatisierung sollte nicht den Fokus auf die Bedeutung der Erhebung und Analyse relevanter und aktueller Kundendaten verlieren. Eine Automatisierung, die mit alten, unvollständigen oder doppelten Daten gespeist wird, reproduziert den Fehler im grossen Stil. Sie macht ihn schwieriger zu identifizieren, da sie ohne menschliches Eingreifen erfolgt.

Die Priorität hängt auch von der Lernkurve ab: niedrig für Zapier, mittel für Make, hoch für n8n. In einem KMU ohne technisches Team erfordert ein komplexer Prozess auf n8n Kompetenzen, die zum Flaschenhals werden können.

Kriterien, die vor der Automatisierung eines Prozesses in einem KMU zu prüfen sind

Informationsflüsse und Berührungspunkte mit dem ERP kartieren

Die Kartierung rekonstruiert den Weg der Information: Wo entsteht das Datum, wer erfasst es, in welchem System wird es registriert, wer nutzt es und wo endet es? Für jeden Schritt sind das beteiligte System, das Format, in dem das Datum reist, und die für den Schritt verantwortliche Person zu notieren. Dies ist der direkteste Weg, um die Punkte aufzuzeigen, an denen Informationen heute manuell von einem System ins andere kopiert werden.

Auf dieser Basis werden die Anknüpfungspunkte des No-Code-Tools an das ERP identifiziert. Diese liegen meist am Eingang (Erstellung eines Dokuments oder einer Anfrage), am Ausgang (Benachrichtigung, Liste, zu übermittelndes Dokument) oder im Nur-Lese-Modus (Abfrage von Daten zur Prüfung). Für jeden Punkt ist festzulegen, ob das Tool schreibt, liest oder nur benachrichtigt. Der Unterschied ist wichtig: Ein automatisches Schreiben erfordert strengere Kontrollen und Korrekturregeln als ein einfaches Lesen.

Der nächste Schritt ist die Analyse der verfügbaren Integrationen und Schnittstellen zwischen den Systemen: Anwendungsschnittstellen, Austauschdateien in Standardformaten, direkter Datenbankzugriff, bereits vorkonfigurierte Konnektoren. Für jede davon muss bekannt sein, was sie exponiert, mit welchem Schlüssel sie Datensätze identifiziert, wie häufig sie aktualisiert wird und wer sie wartet.

Die zu inventarisierenden Schnittstellen haben präzise Namen: API, API-Endpunkte, Prebuilt-Konnektoren. Zapier gibt über 7'000 integrierte Anwendungen an; Make etwa 1'500; n8n unbegrenzte Integrationen via Custom. Ein fertiger Konnektor reduziert die Arbeit, beseitigt aber nicht die Prüfung von Schlüsseln, Formaten und Frequenz.

Schliesslich ist das beteiligte Basisdatum zu modellieren. Die Hauptentitäten sind Kunde, Artikel, Bestellung oder Auftrag, Dokument. Es werden eindeutige Schlüssel, Pflichtfelder und vom ERP verwendete Codes benötigt. Wenn das No-Code-Tool andere Identifikatoren verwendet als das ERP, produziert die Integration Duplikate.

Wenn das ERP SAP S/4HANA ist, ist die Analyse der Integrationen zwischen Systemen und APIs eine explizite Anforderung. Power Automate wird für die Integration mit Dynamics 365 genannt. Diese Referenzen helfen bei der Wahl zwischen Standardkonnektor und massgeschneiderter Entwicklung.

Daten, Schnittstellen und bereits genutzte Tools: Was vor der Wahl zu prüfen ist

Bei den Daten sind Qualitäts- und Aktualitätskontrollen durchzuführen, bevor eine Automatisierung aufgebaut wird: Duplikate, leere Pflichtfelder, stillgelegte, aber noch verwendete Codes, inkonsistente Formate zwischen Modulen. Die Prüfung betrifft vor allem die Daten, die die Automatisierung lesen oder schreiben wird, nicht das gesamte Archiv. Ein Stammdatenfeld, das als Schlüssel dient, ist sorgfältiger zu kontrollieren als ein beschreibendes Feld.

Bei den Schnittstellen ist ein konkretes Inventar dessen erforderlich, was die Systeme exponieren, und ihrer Limits: maximale Aufruffrequenz, übertragbare Volumina, Modi der Authentifizierung, Datenformate. Auch das Verhalten im Fehlerfall ist im Voraus zu definieren. Wenn der Aufruf fehlschlägt, wird das Datum erneut versucht, in eine Warteschlange gestellt oder einer Person gemeldet? Eine Automatisierung ohne Fehlermanagement blockiert stillschweigend und wird erst entdeckt, wenn das Problem nach aussen hin sichtbar ist.

Zu den Kosten der Basispläne: Zapier startet bei ca. 20 $/Monat, Make bei 9 $/Monat, n8n bei 20 $/Monat oder kostenlos self-hosted. Zapier bietet 100 Tasks/Monat gratis; Make 1'000 Operationen/Monat; Power Automate Desktop ist auf Windows 10 gratis. Der Vergleich ist auf das reale Volumen und die Komplexität der Regeln zu stützen.

Zu den bereits vorhandenen Tools weist die Seite «KI und Marketing-Automatisierung: Eine Chance für KMU» von kmu.admin.ch mit Bezug auf das Marketing darauf hin, dass Unternehmen neue Marketingtools mit den bestehenden verknüpfen müssen. Allgemein gilt: Bevor eine Lösung hinzugefügt wird, ist zu prüfen, ob eine equivalente Funktion bereits vom ERP oder einer anderen genutzten Anwendung abgedeckt wird. In diesem Fall ist es vorzuziehen, das Vorhandene zu integrieren, statt ein weiteres Silo einzuführen.

Um Tabellen oder Unternehmensdaten in einfache Apps zu verwandeln, sind die genannten Tools AppSheet und Airtable. Zum Bereinigen, Routen und Transformieren operativer Daten: Parabola oder Airtable. Für interne Apps aus Prompts: Bubble oder Power Apps.

Schliesslich ist festzulegen, wer die Zugangsdaten besitzt und wer die Mappings aktualisiert, wenn sich im ERP ein Feld oder ein Code ändert.

Vom Prozess zu den Anforderungen: Eine iterative Arbeitsmethode

Der kartierte Prozess ist in schriftliche funktionale Anforderungen zu übersetzen. Für jede Automatisierung sind festzulegen: das auslösende Ereignis, die Eingangsdaten, die angewendeten Regeln, das erzeugte Ergebnis, die vorgesehenen Ausnahmen und wer die Meldung erhält, wenn etwas nicht stimmt. Eine Anforderung ohne Ausnahmen ist unvollständig, da in der Praxis die Ausnahme den manuellen Eingriff erfordert.

In den Anforderungen ist auch die Lernkurve zu dokumentieren: niedrig für Zapier, mittel für Make, hoch für n8n. Zapier hat eine begrenzte Logik; Make eine hohe; n8n eine maximale. Die Wahl beeinflusst die Wartung und die Frage, wer im KMU den Ablauf betreuen kann.

Die Arbeit erfolgt in kurzen Iterationen: Man wählt einen begrenzten, messbaren Ablauf, bringt ihn in Produktion, vergleicht das Ergebnis mit der zuvor erfassten Ausgangslage und erweitert den Umfang erst danach. Dies reduziert die Anfangsinvestition und erlaubt es, die Regeln zu korrigieren, wenn der reale Prozess vom beschriebenen abweicht.

Die Entscheidungen sind zu dokumentieren: Welche Schnittstelle wurde gewählt und warum, welche Felder sind beteiligt, welche Limits wurden festgestellt. Dies ist das notwendige Gedächtnis, wenn sich das ERP oder die den Prozess betreuende Person ändert.

Die Methode funktioniert, wenn diejenigen, die das Geschäft kennen, und diejenigen, die den technischen Teil managen, zusammenarbeiten. Es braucht eine gemeinsame Sprache bezüglich der Daten. Es braucht Notationen zur Prozessmodellierung und gemeinsame Tools für Aktivitäten und Dokumentation, zum Beispiel Jira und Confluence. Diese sind in kurzen Zyklen zu nutzen, gemäss verbreiteten Frameworks wie Scrum oder Kanban.

Wenn der Ablauf SAP S/4HANA berührt, ist die Analyse der Integrationen zwischen Systemen und APIs mit Jira und Confluence zu dokumentieren, wie im Profil des Funktionsanalysten vorgesehen.

Arbeitsmethode zur iterativen Implementierung der Automatisierung