Passivbuchhaltung: automatische Erfassung und Freigabe

Passivbuchhaltung: Was automatisieren und warum

Die Passivbuchhaltung betrifft die von Lieferanten erhaltenen Rechnungen und unterscheidet sich von der Aktivbuchhaltung, die an Kunden gerichtet ist. Zwei Punkte sind kritisch: die Datenerfassung in der Buchhaltung und die Prüfung der Rechnung vor der Zahlung. Beide Vorgänge basieren auf denselben Daten: Lieferant, Rechnungsnummer und -datum, Betrag, MWST-Satz, Kostenkonto und Fälligkeit.

Automatisierung bedeutet, diese Daten nur einmal zu erfassen. So werden Buchhaltung, MWST-Abrechnung und Zahlungsplan gleichzeitig gespeist. fibu3.ch fasst das Prinzip zusammen: Dokumente regelmässig erfassen, damit Dokumente und Geschäftsvorfälle den Buchungen zugeordnet bleiben. Eine Rechnung, die in einem Ordner liegt und später erfasst werden soll, unterbricht diese Verbindung und erschwert die Nachvollziehbarkeit, was bereits bezahlt wurde und was nicht.

In der Schweiz kann eine eingehende Rechnung als QR-Rechnung mit QR-Zahlschein (six-group.com) eintreffen. Buchhaltungssoftware für Selbstständigerwerbende und Einzelunternehmen bündelt Dokumente, Rechnungen, MWST, Bankabstimmung und Berichte an einem Ort. Die zu automatisierende Kette lautet: Empfang, Erfassung, Freigabe, Zahlung, Abstimmung.

Im schweizerischen Kontext beginnt die Automatisierung bei der eingehenden Rechnung. Sie muss einmalig erfasst werden, inklusive Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, MWST-Satz, Kostenkonto und Fälligkeit. Banana Contabilità bezeichnet die Tabelle «Buchungen» als Kernstück auch für die Fakturierung. Dasselbe Schema gilt für den passiven Zyklus, wobei Soll und Haben vertauscht werden.

bexio wird von über 100'000 KMU, Freelancern und Start-ups in der Schweiz genutzt (bexio.com). Infinity bezeichnet sich selbst als erste KI-Buchhaltungssoftware der Schweiz (infinity.swiss). Infinity analysiert Belege mobil, am Desktop oder per E-Mail und weist sie automatisch einer neuen Bankbewegung zu; bexio erkennt sie in der mobilen App bexio Go, nicht jedoch am Desktop oder bei Importen per E-Mail (infinity.swiss).

Mit Jahresabo kostet bexio Advanced CHF 504 pro Jahr, also CHF 42 pro Monat, exkl. MWST; bei monatlicher Zahlung beträgt der Preis CHF 52 pro Monat, exkl. MWST. Magic Heidi kostet CHF 299 pro Jahr, inkl. MWST; der Monatspreis liegt bei CHF 39.

Bevor Sie beginnen: Buchhaltungsgrundlagen und schweizerische MWST

Die Erstkonfiguration bestimmt, wie jede eingehende Rechnung verbucht wird. Der Leitfaden von magicheidi.ch ordnet diese Tätigkeit der ersten Woche unter «Grundkonfiguration» zu. Er warnt davor, dass eine korrekte Einrichtung von Anfang an spätere Nacharbeiten vermeidet.

Die aufgeführten Schritte sind: Konto erstellen und Firmenprofil vervollständigen; schweizerische MWST-Einstellungen konfigurieren (Satz, Methode, Abrechnungsperiode); Bankkonto verbinden; Hauptausgabenkategorien definieren; erste Rechnungsvorlage erstellen.

Bei der Passivbuchhaltung sind einige Punkte heikel. Die MWST-Einstellungen legen fest, mit welchem Satz und welcher Methode die Steuern auf Einkäufen behandelt werden. Die Abrechnungsperiode definiert, wie oft die MWST abgerechnet wird.

Die initialen Ausgabenkategorien werden zu den Standardkostenkonten, denen wiederkehrende Rechnungen – von Mieten bis zu Lieferungen – zugeordnet werden. Die Verbindung zum Bankkonto ermöglicht später die Zuordnung der Zahlung zur Rechnung.

Zu den zu prüfenden Funktionen gehört der Bankimport, der neben QR-Rechnungen und MWST-Verwaltung genannt wird. Die in der ersten Woche erforderliche Verbindung zum Bankkonto ist die Voraussetzung dafür, dass Bewegungen ohne manuelle Neueingabe der Belastungen in die Software gelangen.

Änderungen dieser Einstellungen bei laufender Buchhaltung bedeuten oft, bereits erfasste Dokumente neu zu klassifizieren. Daher sollten anwendbare Sätze, MWST-Methode, Abrechnungszyklus und Kategorienplan vorab entschieden werden.

Diese Entscheidungen bereiten die Automatisierung der Erfassung und Abstimmung vor, aktivieren aber keinen Freigabeworkflow. Definieren Sie für Zahlungen separat, wer die Rechnung prüft und wer die Zahlung autorisiert.

Der Importkanal sollte vor der Wahl geprüft werden. bexio verbindet E-Banking; Magic Heidi akzeptiert die direkte Kontoanbindung oder das Hochladen einer CSV- oder Excel-Datei aus dem E-Banking; Infinity importiert Transaktionen in Echtzeit vom schweizerischen Bankkonto.

In Bezug auf den Datenschutz erklärt bexio Swiss Made Software, sichere Datenhaltung in der Schweiz mit ISO-27001-Zertifizierung und kostenlosem 24/7-Support.

Eingehende Rechnungen nur einmal erfassen

Banana Contabilità beschreibt die Tabelle Buchungen als Herzstück des Programms, die auch für die Rechnungserstellung genutzt wird. Um eine Rechnung zu erstellen, wird eine normale Buchung erfasst, die den Kunden belastet, ohne ein separates Archiv zu durchlaufen. Dasselbe Prinzip – die Zusammenführung der Daten für Fakturierung und Buchhaltung in einem einzigen Fluss – sollte auch im passiven Zyklus angestrebt werden. Die eingehende Rechnung sollte nur einmal erfasst werden, mit allen Daten, die für Buchhaltung, MWST und Zahlungsplan nötig sind.

Die für die Fakturierung angegebenen Hauptsäulen sind Datum (Rechnungsdatum), Rechnung (Rechnungsnummer), Beschreibung (Artikelbeschreibung), Soll (Konto), Haben (Konto) und Betrag. Zudem gibt es den MWST-Code für den Umsatz.

Bei einer eingehenden Rechnung kehrt sich die Logik um. Die Kosten oder die erhaltene Leistung werden im Soll verbucht, die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten im Haben, mit dem MWST-Code für den Einkauf.

Der erklärte Vorteil ist, dass die in der Rechnung erfassten Daten sowohl für die Fakturierung als auch für die Buchhaltung identisch bleiben, was Fehler und Auslassungen reduziert. Im passiven Zyklus erhält man eine sofortige Kontrolle, wenn Rechnungsnummer und Betrag bereits einmal erfasst wurden: Eine zweite Erfassung desselben Dokuments wird sichtbar.

Banana Contabilità Plus druckt Rechnungen für die Schweiz mit QR-Zahlschein sowie internationale Rechnungen für andere Länder, auch in Fremdwährungen ohne QR-Zahlschein. Die digitale Signatur und das digitale Dokument sind Grundinstrumente für digitale Transaktionen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.

Für den passiven Zyklus bedeutet «nur einmal erfassen», die Tabelle Buchungen zu nutzen: Die Kosten gehen ins Soll, die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten ins Haben, mit dem MWST-Code des Einkaufs. Die automatische Übernahme der Adressen aus den Kontakten vermeidet das erneute Eintippen der Lieferantendaten; Mengen, Einzelpreise und Beträge werden automatisch berechnet. Einmal erfasste Rechnungsnummern und Beträge machen eine Doppelerfassung desselben Dokuments sichtbar.

bexio wendet dasselbe Prinzip an: Durch einmaliges Speichern von Stammdaten, Artikeln und Dienstleistungen werden mit wenigen Klicks Offerten, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen erstellt. Im passiven Zyklus bleibt das Ziel, die doppelte Datenerfassung derselben Rechnung zu vermeiden.

bexio verbindet zudem zahlreiche Apps und Zapier, sodass der Datenfluss mit anderen Unternehmenswerkzeugen automatisch bleibt.

Automatismen, die die Erfassung beschleunigen

Banana Contabilità zählt zu den Automatismen die automatische Übernahme der Adressen aus den Kontakten, um Daten in der Rechnung nicht erneut eingeben zu müssen. Es wird auch auf das Fehlen manueller Berechnungen hingewiesen: Alle Berechnungen sind automatisch, stets präzise und aktuell. Praktisch berechnet das Programm den Betrag, wenn Menge und Einzelpreis angegeben werden. Zu den Hauptsäulen der Fakturierung gehört der MWST-Code für den Umsatz.

Für jede einzelne Rechnung werden Sprache, Währung, Dezimalstellen und Rundung eingestellt. Banana Contabilità erlaubt die Erstellung von Rechnungen auch in Fremdwährungen.

Automatismen eliminieren nicht die buchhalterische Entscheidung. Die Adressübernahme betrifft das Stammdatenregister, nicht die Klassifizierung: Kostenkonto, MWST-Code und Behandlung der Vorsteuer bleiben zu treffende Entscheidungen. Ein in der Anfangsphase eingerichteter Kategorienplan reduziert die Zeit pro Dokument.

Ein schweizerischer Automatisme ist das Drucken der Rechnung mit QR-Zahlschein direkt aus der Tabelle Buchungen. Die integrierte Fakturierung ist in allen Buchhaltungsapplikationen enthalten: Doppelte Buchhaltung, Einnahmen/Ausgaben, Multiwährung, Cash Manager.

Bei der eingehenden Rechnung ersetzt die Datenextraktion die manuelle Eingabe. Infinity analysiert Belege unabhängig vom Upload-Kanal – mobil, Desktop oder Import per E-Mail – und weist sie automatisch einer neuen Bankbewegung zu. Mit Live Accounting und intelligenten Buchungsvorschlägen ist die Buchhaltung nahezu vollständig automatisiert.

Magic Heidi liest Quittungen mittels KI: Es erkennt Datum, Betrag, MWST und Lieferant und rechnet Fremdwährungen in CHF um. Scans sind monatlich unbegrenzt möglich, vorbehaltlich Fair Use, und Quittungen können auch per E-Mail weitergeleitet werden.

bexio erkennt Belege automatisch in der mobilen App bexio Go, eine Funktion, die am Desktop oder für Importe per E-Mail nicht verfügbar ist. Der KI-Scan ist kontingentiert: 50 Quittungen pro Monat mit bexio Advanced, 100 mit Optima, keine mit Basic.

bexio Pay verwaltet Ausgaben mit vollständig automatisierter und berührungsloser Erfassung. bexio gibt zudem an, dank Automatisierung bis zu 12 Stunden Büroarbeit pro Monat einzusparen.

Menschliche Freigabe und Fristen: Rechnungen vor der Zahlung prüfen

Banana Contabilità beinhaltet die Anzeige von Fälligkeiten und stets aktualisierten Salden. Im passiven Zyklus sortiert die Fälligkeitsansicht die Zahlungen. Sie dient auch dazu, die zu zahlenden Rechnungen im Blick zu behalten.

Die Kontrolle vor der Zahlung gliedert sich in vier Schritte: Prüfen, ob die Rechnung mit der Bestellung oder dem Vertrag sowie der erhaltenen Ware oder Leistung übereinstimmt; Kontrollieren der steuerlichen Daten (Nummer, Datum, steuerbarer Betrag, Satz und MWST-Betrag); Zuweisen des korrekten Kostenkontos; Autorisieren der Zahlung innerhalb der Frist.

Wenn Dokumente regelmässig erfasst werden, wie fibu3.ch erinnert, bleiben sie den Buchungen zugeordnet. Die Kontrolle stützt sich auf bereits vorhandene Daten, nicht auf parallele Tabellen.

Das Timing ist auch auf der MWST-Seite wichtig. Rechnungen, die mit der korrekten Abrechnungsperiode erfasst werden, landen in der Abrechnung des richtigen Zeitraums. Eine genehmigte und bezahlte, aber verspätet erfasste Rechnung muss in einer späteren Phase nachgeholt werden.

Die Fälligkeitsansicht und die aktualisierten Salden helfen, die zu zahlenden Rechnungen zu ordnen, entsprechen aber nicht der Freigabe oder der Auslösung der Zahlung. Definieren Sie, wer Rechnung, Bestellung oder Vertrag und erhaltene Leistung abgleicht, wer die steuerlichen Daten und das Kostenkonto prüft, wer die Zahlung autorisiert und wo die Entscheidung gemäss internem Verfahren dokumentiert wird.

Bei öffentlichen Aufträgen können eigene Regeln bezüglich Fakturierung und Zahlung gelten.

Infinity nutzt Live Accounting und intelligente Buchungsvorschläge zur Automatisierung der Buchhaltung (infinity.swiss). Ein Buchungsvorschlag darf nicht mit der Freigabe der Rechnung vor der Zahlung verwechselt werden: Die Zahlung erfordert die im internen Prozess vorgesehenen Kontrollen und Genehmigungen.

Bankabstimmung und Ausgabenkategorien

Die Bankabstimmung schliesst den passiven Zyklus ab. Das Bankkonto wird verbunden, Bewegungen werden importiert oder ausgelesen, jede Belastung wird der entsprechenden eingehenden Rechnung zugeordnet und die Ausgabenkategorie zugewiesen. Die Verbindung des Bankkontos und die Einrichtung der Ausgabenkategorien sind zwei Schritte, die in der von magicheidi.ch beschriebenen Erstkonfiguration ausdrücklich vorgesehen sind.

Damit die Abstimmung funktioniert, sind bei der Erfassung einige Vorkehrungen nötig. Immer die Rechnungsnummer des Lieferanten verwenden. Den genauen Betrag inklusive MWST erfassen. Eine einzige Rechnung nicht in mehrere nicht verknüpfte Buchungen aufteilen.

So erfolgt die Zuordnung zwischen Bankbewegung und Rechnung anhand von Betrag und Referenz. Eine Zahlung ohne erfasste Rechnung oder eine erfasste Rechnung ohne Zahlung treten als zu prüfende Differenzen hervor.

Ausgabenkategorien erfüllen eine doppelte Rolle. Sie bestimmen das Kostenkonto und, falls die Vorsteuerabzug möglich ist, die MWST-Behandlung der Buchung. Eine konsequent für jeden wiederkehrenden Lieferanten verwendete Kategorie reduziert Korrekturen während der Abstimmung.

Der Bankimport ist eine Funktion, die vor der Wahl der Software geprüft werden sollte, neben QR-Rechnungen und MWST-Verwaltung. Er reduziert den Aufwand bei der Abstimmung, da die Bewegungen bereits im System ankommen und nur noch zugeordnet werden müssen.

bexio verbindet E-Banking und ermöglicht die Abstimmung der Transaktionen direkt im Konto. Magic Heidi akzeptiert die direkte Bankkontoanbindung oder das Hochladen einer CSV- oder Excel-Datei aus dem E-Banking.

Infinity verbindet sich direkt mit dem schweizerischen Bankkonto und importiert Transaktionen in Echtzeit. Die KI weist jeden Beleg der entsprechenden Bankbewegung zu.

Kontrollen und Berichte zur Vermeidung von Fehlern und Auslassungen

Banana Contabilità weist darauf hin, dass aus der Tabelle Buchungen automatisch die zugehörigen Buchhaltungsdokumente generiert werden. Dazu gehören MWST-Register, Debitorenkonten und Einnahmenregister.

Das Pendant auf der Passivseite ist das MWST-Register für Einkäufe zusammen mit dem Lieferantenauszug. Ersteres ermöglicht die Prüfung, ob die Vorsteuern des Zeitraums mit den erhaltenen Rechnungen übereinstimmen. Letzteres, ob der Saldo gegenüber jedem Lieferanten mit den erfassten Rechnungen und geleisteten Zahlungen übereinstimmt.

Eine nützliche Abschlusskontrolle ist die Quadratur zwischen drei Listen. Erhaltene, aber noch nicht erfasste Rechnungen; erfasste, aber noch nicht bezahlte Rechnungen; ausgeführte, aber noch keiner Rechnung zugeordnete Zahlungen. Die Differenzen zwischen diesen Listen zeigen genau, wo eingegriffen werden muss, ohne alle Buchungen des Zeitraums erneut lesen zu müssen.

Infinity führt Live Accounting, intelligente Buchungsvorschläge und die automatische Belegerkennung als Funktionen auf. Die Quelle besagt, dass diese Funktionen die Buchhaltung nahezu vollständig automatisieren.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Der Anfangsfehler ist die verzögerte Erfassung: Rechnungen der Lieferanten ansammeln und sie alle gemeinsam am Ende des Zeitraums erfassen. fibu3.ch verbindet Regelmässigkeit mit der Archivpflege: Bei zeitnaher Erfassung bleiben Dokumente und Geschäftsvorfälle mit den Buchungen aligned. Dasselbe Prinzip gilt für Papier- oder PDF-Rechnungen.

Der zweite Fehler ist das Hinauszögern der Konfiguration. Sätze, MWST-Methode und -Periode, Ausgabenkategorien und Bankverbindung, die erst nach dem Start entschieden werden, zwingen zur Wiederholung der Arbeit, wie der Leitfaden von magicheidi.ch bei der Beschreibung der Grundkonfiguration bemerkt. Der dritte ist die inkonsistente Nutzung der Kategorien, was die Klassifizierung desselben Lieferanten von Monat zu Monat unklar macht und die Abstimmung erschwert.

Die Sequenz, die Nacharbeiten reduziert, ist linear: Grundlagen vor der ersten Rechnung einrichten, jedes eingehende Dokument beim Empfang erfassen, Adressen und automatische Berechnungen wiederverwenden, Fälligkeiten vor der Zahlung prüfen und Zahlungen in der Abstimmung den Rechnungen zuordnen. Jeder Schritt stützt sich auf bereits erfasste Daten, und keine Information wird zweimal eingegeben.

Die Produktwahl ändert den erforderlichen Arbeitsaufwand. bexio setzt Grundkenntnisse in Soll und Haben voraus und bietet Schulungskurse an, um Konfigurationsfehler zu vermeiden; es ist seit über 12 Jahren auf dem Markt. Infinity wurde entwickelt, wobei auch auf Anfänger geachtet wurde.

Für Onboarding, erste Rechnung und erste Ausgabe sind 33 Klicks mit Magic Heidi und 69 mit bexio nötig.

Wesentliche Schritte zur Automatisierung der Passivbuchhaltung