Digitale Rechnungsaufbewahrung in der Schweiz: Pflichten und Dauer

Warum die digitale Rechnung die Aufbewahrungspflicht nicht abschafft

Für ein Unternehmen ist es entscheidend, die Authentizität und Integrität übermittelter und aufbewahrter Daten nachzuweisen – sei es auf Papier oder in elektronischer Form. Die Führung der Geschäftsbücher gemäss dem Handelsrecht und der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) dient dem Nachweis relevanter Tatsachen. Bei der elektronischen Rechnung ändert sich der Rahmen nicht: Es ändert sich lediglich das Speichermedium, nicht aber die Notwendigkeit, den Geschäftsvorgang zu rekonstruieren und nachzuweisen.

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen betrifft alle Schweizer Unternehmen, unabhängig von Branche und Grösse. Verstösse können strafrechtlich geahndet werden. Die gesetzlichen Grundlagen beschränken sich nicht auf das Obligationenrecht (OR): Dazu gehören auch die Steuergesetze (DBG, StHG und MWSTG), die GeBüV sowie das Strafgesetzbuch.

Zehn Jahre, aber wann beginnt die Frist?

Art. 958f Abs. 1 OR legt die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher, Belege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte auf zehn Jahre fest. Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des einzelnen Dokuments, sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die letzte Buchung vorgenommen wurde. Für Bücher, Belege, Jahresabschlüsse und Berichte startet die Zählung bei jeder im Geschäftsjahr verbuchten Transaktion neu.

Für gesellschaftsrechtliche Unterlagen gelten spezifische Fristbeginne. Das Aktienbuch und das Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten (AG), das Stammanteilsbuch (GmbH) sowie das Genossenschafterverzeichnis (Genossenschaft) sind während zehn Jahren ab der Löschung des Eigentümers, des Nutzniessers oder der betreffenden Gesellschafter aufzubewahren. Die Grundlagen finden sich in Art. 686 Abs. 5, Art. 697l Abs. 3, Art. 790 Abs. 1 und Art. 837 Abs. 2 OR.

Die Belege, die einer Eintragung in diese Bücher zugrunde liegen, sind während zehn Jahren ab der Löschung der Firma aus dem Handelsregister aufzubewahren (Art. 590 Abs. 1 und Art. 747 Abs. 1 OR). Nach Ablauf der gesetzlichen Frist können Gesellschaften die Unterlagen in der Regel endgültig vernichten; die entsprechenden Ansprüche verjähren (Art. 127 OR).

Beginn der Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen

Gesetzliche Aufbewahrungsdauer für Buchhaltungsunterlagen

Welche Rechnungen und Belege gehören ins Archiv?

Rechnungslegungsbelege sind schriftliche Unterlagen auf Papier, elektronischem Träger oder in ähnlicher Form, die erforderlich sind, um einen Geschäftsvorgang oder ein Ereignis, das Gegenstand einer Buchung ist, zu rekonstruieren (Art. 957a Abs. 3 OR). Nicht das Format zählt, sondern die Funktion. Dient das Dokument der Rekonstruktion einer Buchung, gehört es ins Archiv.

Dazu gehören unter anderem Verträge, Rechnungen, Quittungen sowie Transport- und Versanddokumente mit den dazugehörigen Lieferscheinen. Ebenfalls dazu zählen die Lohnbuchhaltung mit den Lohnzahlungen, den Beiträgen an die Sozialversicherungen und den Pensionskassenverträgen. Der geschäftliche Schriftverkehr fällt nur dann darunter, wenn er für die Buchhaltung relevant ist.

Technische Anforderungen an ein konformes digitales Archiv

Wer Daten langfristig aufbewahrt, die dem OR und der GeBüV unterliegen, muss konkrete Fragen klären. Er muss die Integrität und Authentizität der auf veränderbaren Speichermedien aufgezeichneten Daten gewährleisten. Er muss vorzeitige oder unbeabsichtigte Verluste vermeiden. Die angewandten Verfahren müssen angemessen dokumentiert werden.

Daraus ergibt sich eine Liste überprüfbarer Anforderungen: nachweisbare Authentizität und Integrität; nachweisbarer Zeitpunkt der Erfassung ohne Änderung oder Fälschung; langfristige Lesbarkeit gewährleistet; Datenwiederherstellung innerhalb angemessener Fristen; personenbezogene Daten in verschlüsselter Form gespeichert. Nur eine geeignete Software kann diese erfüllen. Ein unstrukturiertes Archiv aus Ordnern und Dateien reicht nicht aus.

Digitale Aufbewahrung und MWST: Wann ist die elektronische Rechnung abzugsberechtigt?

Elektronische Rechnungen berechtigen nur unter bestimmten Bedingungen zum Vorsteuerabzug. Im Bereich der Mehrwertsteuer kann der Nachweis von Authentizität und Integrität durch die elektronische Signatur oder durch andere Belege und Dokumente erbracht werden. Beispiele hierfür sind Bestellungen, Lieferscheine, Buchungsunterlagen oder Zahlungsnachweise.

Hinsichtlich der Dauer müssen Mehrwertsteuerpflichtige Geschäftsbücher, Belege, Geschäftsunterlagen und andere Dokumente bis zur absoluten Verjährung des Steuerguthabens aufbewahren. Vorbehaltlich abweichender Bestimmungen gemäss Art. 958f OR (Art. 70 Abs. 2 MWSTG).

Papier oder digital? Entscheidungen und Kosten für KMU

Grundsätzlich sind alle auf dem Markt erhältlichen Datenträger zulässig. Das Gesetz erlaubt die Führung von Geschäftsbüchern und Rechnungslegungsbelegen auf Papier, in elektronischer Form oder in ähnlicher Weise. Sie müssen mit den zugrunde liegenden Transaktionen und Geschäftsvorfällen übereinstimmen, und die Dokumente müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).

Ausgenommen sind Geschäfts- und Revisionsberichte: Diese sind schriftlich zu führen und zu unterzeichnen (Art. 958f Abs. 2 OR).

Die Anschaffung und Wartung einer Software, die Integrität garantiert, Authentizität, Lesbarkeit, Wiederherstellbarkeit und Verschlüsselung sicherstellt, ist kostspielig. Dies sollten KMU berücksichtigen. Die Digitalisierung der Archivierung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen gemäss GeBüV erfordert eine gute Planung. Es sind personelle und finanzielle Ressourcen nötig.

Deshalb bleiben viele KMU bei der physischen Lagerung. Die Wahl zwischen Papier und digitalem Archiv sollte unter Abwägung der Kosten für Software und Personal im Verhältnis zu den Volumina und den Zugriffsanforderungen des Unternehmens getroffen werden.

Papier vs. digitales Archiv: Kosten- und Anforderungsvergleich für KMU

Vor- und Nachteile der digitalen Aufbewahrung für KMU

Verantwortung, Verstösse und beweiserhebliche Dokumente

Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Aufbewahrung liegt primär bei der Geschäftsleitung. Die Verletzung der Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kann strafrechtlich geahndet werden. Der Rahmen umfasst neben dem OR die Steuergesetze (DBG, StHG, MWSTG), die GeBüV und das Strafgesetzbuch.

In diesem Zusammenhang ist auch Art. 8 ZGB relevant: Alle Geschäftsunterlagen, die in einem Gerichtsverfahren als Beweismittel dienen oder dieses beeinflussen sollen, gehören zu den aufzubewahrenden Dokumenten.

Wie man die digitale Aufbewahrung praktisch umsetzt

Definieren Sie schriftlich eine Archivierungsrichtlinie: Welche Dokumente kommen ins Archiv, mit welchem Fristbeginn und wer ist verantwortlich? Wählen Sie eine geeignete Software, die Authentizität, Integrität, Unveränderlichkeit der Zeitstempel, Lesbarkeit und Wiederherstellung innerhalb angemessener Fristen gewährleistet. Aktivieren Sie die Verschlüsselung personenbezogener Daten.

Zu diesen Entscheidungen gehören auch die Dokumentation und Kontrollen. Beschreiben Sie die Archivierungsverfahren schriftlich, sodass sie nachvollziehbar sind. Überprüfen Sie regelmässig, ob die Daten langfristig lesbar und intakt bleiben.

Die leitenden Fragen bleiben jene der langfristigen Aufbewahrung: Wie wird die Integrität der Daten auf veränderbaren Trägern nachgewiesen, wie werden unbeabsichtigte Verluste vermieden und wie werden die Verfahren dokumentiert?

Schlüsselschritte für eine konforme digitale Aufbewahrung