Conservation numérique des factures en Suisse : obligations et durée

Pourquoi la facture numérique ne supprime pas l'obligation de conservation

Pour une entreprise, il est décisif de prouver l'authenticité et l'intégrité des données transmises et conservées, que ce soit sur papier ou au format électronique. La tenue des livres comptables selon le droit commercial et l'Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de commerce (Olc) sert à prouver les faits pertinents. Pour la facture électronique, le cadre ne change pas : seul le support évolue, pas l'exigence de reconstituer et de prouver l'opération.

L'obligation de conserver les documents commerciaux concerne toutes les entreprises suisses, indépendamment de leur secteur d'activité et de leur taille. La violation de cette obligation peut être sanctionnée par le droit pénal. Les bases légales ne se limitent pas au Code des obligations (CO) : elles incluent également les lois fiscales (LIFD, LHID et LTVA), l'Olc et le Code pénal.

Dix ans, mais à partir de quand le délai commence-t-il ?

L'art. 958f al. 1 CO fixe à dix ans la conservation des livres comptables, des pièces justificatives, des rapports d'affaires et des rapports de révision. Le délai ne part pas de la date du document individuel, mais de la fin de l'exercice au cours duquel a été effectuée la dernière inscription. Pour les livres, les pièces justificatives, les comptes annuels et les rapports, le décompte recommence à chaque opération enregistrée durant l'exercice.

Pour les documents sociaux, des points de départ spécifiques s'appliquent. Le livre des actions et la liste des ayants droit économiques (SA), le livre des parts sociales (Sàrl) et la liste des associés (société coopérative) se conservent pendant dix ans à partir de la radiation du propriétaire, de l'usufruitier ou des associés concernés. Les bases légales sont l'art. 686 al. 5, l'art. 697l al. 3, l'art. 790 al. 1 et l'art. 837 al. 2 CO.

Les pièces justificatives servant de base à une inscription dans ces livres se conservent pendant dix ans à partir de la radiation de l'entreprise au registre du commerce (art. 590 al. 1 et art. 747 al. 1 CO). Une fois le délai légal écoulé, les sociétés peuvent généralement éliminer définitivement les documents ; les actions y relatives sont prescrites (art. 127 CO).

Point de départ du délai de conservation pour les documents comptables

Durée légale de conservation des documents comptables

Quelles factures et pièces justificatives relèvent de l'archive ?

Sont des pièces comptables les documents écrits, sur papier, support électronique ou forme analogue, nécessaires pour reconstituer une opération ou un événement faisant l'objet d'une inscription comptable (art. 957a al. 3 CO). Le format importe peu, seule la fonction compte. Si le document sert à reconstituer une inscription, il entre dans l'archive.

Y figurent, entre autres, les contrats, les factures, les reçus ainsi que les documents de transport et d'expédition avec leurs bons de livraison respectifs. Y figurent également la comptabilité des salaires avec les versements des salaires, les cotisations aux assurances sociales et les contrats de prévoyance. La correspondance commerciale n'y relève que si elle est pertinente pour la comptabilité.

Exigences techniques d'une archive numérique conforme

Celui qui conserve à long terme des données soumises au CO et à l'Olc doit faire face à des questions concrètes. Il doit garantir l'intégrité et l'authenticité des données enregistrées sur des supports de mémoire modifiables. Il doit éviter les pertes prématurées ou accidentelles. Il doit documenter adéquatement les procédures suivies.

Il en résulte une liste d'exigences vérifiables : authenticité et intégrité prouvables ; moment de l'enregistrement prouvable sans modification ni falsification ; lisibilité garantie dans le temps ; récupération des données dans des délais raisonnables ; données personnelles conservées sous forme chiffrée. Seul un logiciel approprié peut y satisfaire. Une archive non structurée de dossiers et de fichiers ne suffit pas.

Conservation numérique et TVA : quand la facture électronique est-elle déductible ?

Les factures électroniques ouvrent droit à la déduction de la taxe antérieure TVA uniquement sous certaines conditions. En matière de TVA, la preuve de l'authenticité et de l'intégrité peut découler de la signature électronique ou d'autres pièces justificatives et documents. Parmi les exemples figurent les bons de commande, les bons de livraison, les écritures comptables ou les justificatifs de paiement.

En ce qui concerne la durée, les assujettis à la TVA doivent conserver les livres comptables, les pièces justificatives, les documents commerciaux et autres documents jusqu'à la prescription absolue de la créance d'impôt. Une disposition différente de l'art. 958f CO reste réservée (art. 70 al. 2 LTVA).

Papier ou numérique ? Choix et coûts pour les PME

En principe, tous les supports de données disponibles sur le marché sont admis. La loi permet de tenir les registres d'affaires et les pièces comptables sur papier, au format électronique ou de manière analogue. Ils doivent être cohérents avec les transactions et les faits commerciaux sous-jacents, et les documents doivent pouvoir être rendus à nouveau lisibles à tout moment (art. 958f al. 3 CO).

Font exception les rapports d'affaires et de révision : ils doivent être tenus par écrit et signés (art. 958f al. 2 CO).

Acheter et maintenir un logiciel garantissant l'intégrité, l'authenticité, la lisibilité, la récupérabilité et le chiffrement est onéreux. Les PME doivent en tenir compte. Numériser l'archivage des factures et des documents comptables conformément à l'Olc requiert une bonne planification. Des ressources humaines et financières sont nécessaires.

C'est pourquoi de nombreuses PME restent sur le stockage physique. Le choix entre le papier et l'archive numérique doit être évalué en comparant les coûts logiciels et personnels avec les volumes et les besoins d'accès de l'entreprise.

Papier vs. archive numérique : comparaison des coûts et exigences pour les PME

Avantages et inconvénients de la conservation numérique pour les PME

Responsabilité, violations et documents probants

La responsabilité de la conservation correcte incombe avant tout à la direction. La violation de l'obligation de conserver les documents d'entreprise peut être sanctionnée par le droit pénal. Le cadre comprend, outre le CO, les lois fiscales (LIFD, LHID, LTVA), l'Olc et le Code pénal.

Sur ce point, l'art. 8 CC est également pertinent : tous les documents d'entreprise destinés à être considérés comme probants dans une procédure judiciaire ou à l'influencer font partie de ceux à conserver.

Comment mettre en pratique la conservation numérique

Définir par écrit une politique d'archivage : quels documents entrent dans l'archive, avec quel point de départ des délais et qui en est responsable. Choisir un logiciel adéquat garantissant l'authenticité, l'intégrité, l'immutabilité de l'horodatage, la lisibilité et la récupération dans des délais raisonnables. Activer le chiffrement des données personnelles.

À ces choix s'ajoutent la partie documentaire et les contrôles. Décrire par écrit les procédures d'archivage, afin qu'elles soient traçables. Vérifier périodiquement que les données restent lisibles et intègres dans le temps.

Les questions directrices restent celles de la conservation à long terme : comment prouve-t-on l'intégrité des données sur des supports modifiables, comment évite-t-on les pertes accidentelles et comment documente-t-on les procédures ?

Étapes clés pour une conservation numérique conforme