Facturation électronique en Suisse : obligations, formats et intégration

Facturation électronique en Suisse : un paysage à plusieurs vitesses

En Suisse, la facturation électronique ne repose pas sur un cadre normatif unique et uniforme. De nombreux pays de l’UE ont adopté la norme commune EN 16931 ; la Suisse maintient ses propres exigences. Les entreprises entretenant des relations commerciales internationales doivent en tenir compte pour éviter tout problème de conformité.

Le paysage est donc à plusieurs vitesses : la facturation électronique se développe principalement dans des domaines spécifiques, chacun avec ses règles, formats et canaux dédiés. Deux contextes récurrents sont la facturation envers l’administration publique (B2G) et celle adressée à l’assurance-invalidité (AI). L’AI dispose des outils nécessaires pour gérer les factures sous format électronique et soutient cette méthode car elle permet un paiement plus rapide et moins coûteux.

Pour une entreprise suisse, il n’existe donc pas une seule obligation à remplir une fois pour toutes, mais autant de scénarios que d’interlocuteurs : l’AI, les marchés publics, les partenaires étrangers. Il convient de partir du contexte concret dans lequel on émet les factures avant de choisir les formats et les outils.

Sur le plan juridique, les pièces comptables sont définies par l’art. 957a al. 3 CO comme des documents écrits, sur support papier, électronique ou similaire, nécessaires pour reconstituer une opération ou un événement faisant l’objet d’une comptabilisation. L’OrC (RS 221.431) régit la tenue et la conservation des livres et des pièces comptables et admet l’archivage électronique si l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité sont garanties.

L’obligation de conservation est de 10 ans à compter de la fin de l’exercice de la dernière inscription (art. 958f al. 1 CO). L’AFC résume les règles dans l’Info TVA 16 ; pour les biens immobiliers, l’art. 70 al. 3 LTVA prévoit 20 ans, puis jusqu’à l’échéance de la prescription fiscale.

Sont soumises à l’obligation comptable les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires atteint au moins CHF 500'000 lors du dernier exercice, ainsi que les personnes morales (art. 957 al. 1 CO) ; certaines associations et fondations non soumises à l’inscription font exception (art. 957 al. 2 CO).

Le délai court à partir de la fin de l’exercice, et non de la date de la pièce comptable : un reçu de janvier 2026 reste soumis à l’obligation jusqu’à la fin 2036. Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés pendant 10 ans, sur papier ou sous forme électronique avec signature électronique qualifiée (art. 958f al. 2 CO).

Facturer à l’AI : obligations et prérequis pratiques

En Suisse, l’assurance-invalidité (AI) dispose de tous les outils nécessaires pour la facturation électronique. L’Office central de compensation (OCC) contrôle les tarifs appliqués et exécute les paiements de toutes les factures émises pour les prestations individuelles à charge de l’AVS/AI.

Pour un prestataire de services, le parcours commence par la génération des factures dans le format requis et par le choix d’une plateforme de transmission. Après quelques tests pour vérifier le bon fonctionnement du système, les factures peuvent être envoyées à l’AI par voie électronique.

Pour envoyer les factures à l’AI sous format électronique, le prestataire de services doit satisfaire à quatre prérequis :

Facturation électronique : comparaison entre l’AI et l’administration publique suisse

Flux de facturation électronique vers l’AI

Formats reconnus : XML et Forum Datenaustausch

À la base de la transmission électronique se trouve le format XML : les documents sont transmis ainsi, tandis qu’une description des formats reconnus se trouve sur le site du Forum Datenaustausch. Pour la facturation envers l’administration publique, les formats et les canaux doivent être vérifiés avec le destinataire ; pour la Confédération, les factures électroniques peuvent être transmises en PDF par e-mail ou sous forme de fichiers de données structurés via un prestataire de services.

Dans la facturation à l’AI, les types de messages suivants sont traités, aux formats XML 4.3, 4.4 et 4.5 : factures (generalInvoiceRequest et generalInvoiceResponse) ; « Minimal Clinical Dataset » (hospitalMCDRequest et hospitalMCDResponse) ; conteneurs (generalContainer) ; communications sur l’état (statusRequest et statusResponse).

En pratique, celui qui développe ou achète une solution doit vérifier que le logiciel sait produire et lire ces types de messages dans la version de format requise par le partenaire, sans se limiter à un « export XML » générique. Cela vaut aussi pour le contenu : le codage des tarifs et des références doit être convenu avec l’interlocuteur avant d’automatiser le processus.

Pour la Confédération, les factures électroniques peuvent être transmises en PDF par e-mail ou sous forme de fichiers de données structurés via un prestataire de services. La Confédération traite électroniquement la facture reçue.

Facturation envers l’administration publique (B2G)

Dans les relations avec l’administration publique, le format et le canal de transmission doivent être vérifiés avec l’entité destinataire. Pour la Confédération, les factures électroniques peuvent être transmises en PDF par e-mail ou sous forme de fichiers de données structurés via un prestataire de services.

Le B2G impose des exigences définies par l’entité adjudicatrice ; la vérification doit se faire au cas par cas. Avant de mettre en place un projet, il est judicieux de clarifier avec le destinataire le format, la plateforme et les données de référence requis, afin d’éviter de devoir refaire l’intégration.

Les factures adressées à la Confédération doivent être présentées sous format électronique ; l’obligation ne concerne pas les factures relatives aux petites fournitures. La transmission peut s’effectuer en PDF par e-mail ou sous forme de fichiers de données structurés via un prestataire de services.

Plus de 90 % des factures à la Confédération sont déjà électroniques : environ 687'000 des 750'000 factures totales émises chaque année. Le Centre de prestations Services financiers répond à l’adresse [email protected].

Cette obligation permet aux fournisseurs de gagner du temps et de l’argent, de réduire la consommation de papier et de traiter les factures rapidement. Le paiement intervient après l’approbation par le destinataire via son institut financier.

Intégrer la facturation électronique dans l’ERP et la gestion documentaire

En Suisse, de nombreuses entreprises utilisent des systèmes ERP locaux comme Abacus ou des solutions internationales comme SAP. Pour gérer la facturation électronique de manière durable, le point de départ consiste à relier le système de gestion à une plateforme d’échange et d’automatisation, afin que l’émission, la réception, l’archivage et les flux d’approbation ne nécessitent pas d’interventions manuelles.

Les plateformes de gestion documentaire (DMS) et d’automatisation des processus (BPM) archivent et organisent les documents en un lieu unique, de manière sécurisée et conforme aux normes. Elles automatisent les processus métier, réduisant les temps morts et les erreurs humaines. Elles aident également à respecter les réglementations fiscales et d’archivage tant en Suisse qu’à l’étranger.

Un exemple cité dans ce contexte est ARXivar, personnalisable selon les besoins de l’entreprise et conçu pour s’intégrer aux systèmes ERP.

Sur le front international, l’intégration entre le système de gestion et les partenaires, au sein et en dehors de l’UE, est un aspect à évaluer, afin d’automatiser l’envoi et la réception. Le choix de l’outil dépend des domaines dans lesquels l’entreprise opère : gérer des factures vers l’AI ou l’administration publique suisse est une chose, gérer des factures vers des contreparties dans des pays ayant leurs propres obligations en est une autre.

Dans tous les cas, l’intégration doit être conçue conjointement avec les exigences d’archivage. La conservation des documents et la traçabilité des approbations font partie du processus, et non d’un ajout ultérieur.

L’OrC (RS 221.431) permet l’archivage électronique si l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité des pièces comptables sont garanties ; le papier n’est nécessaire dans la quasi-totalité des cas.

Le délai de conservation est de 10 ans à compter de la fin de l’exercice durant lequel la dernière inscription a été effectuée (art. 958f al. 1 CO). Pour les biens immobiliers, le délai est de 20 ans, puis jusqu’à l’échéance de la prescription fiscale (art. 70 al. 3 LTVA ; AFC Info TVA 16 chiffre 1.6.2).

Le rapport de gestion et le rapport de révision requièrent 10 ans et, s’ils sont conservés électroniquement, la signature électronique qualifiée (art. 958f al. 2 CO).

Un workflow peut envoyer automatiquement une notification au responsable lorsqu’une facture dépasse un certain montant ou qu’un document nécessite une signature urgente.

La conformité de l’archive est également rappelée par la norme ISO 15489-1:2016 et par l’OrC.

Relations avec l’UE et l’Italie : ne pas confondre les obligations

Le cas italien est emblématique et aide à distinguer les obligations des contribuables italiens de celles d’une société suisse.

Les règles italiennes s’appliquent aux contribuables italiens : à partir du 1er janvier 2024, l’obligation d’émettre et de recevoir uniquement des factures électroniques a été étendue aux contribuables « avantageux / en franchise », c’est-à-dire aux contribuables minima et forfaitaires. Pour une entreprise suisse, les obligations italiennes ne la concernent pas en tant que telle, mais peuvent concerner ses contreparties italiennes et ses éventuelles entités locales.

En Italie, depuis le 1er janvier 2024, même les contribuables minima (art. 27, al. 1 et 2, D.L. n° 98/2011) et les forfaitaires (art. 1, al. 54 à 89, Loi n° 190/2014) doivent émettre et recevoir uniquement des factures électroniques. La règle vaut pour les contribuables italiens ; une société suisse doit vérifier comment elle implique ses contreparties italiennes ou ses éventuelles entités locales.

En présence de contreparties étrangères, il faut gérer des standards et des archives différents et distinguer quel régime s’applique à quel flux documentaire. Dans les relations italo-suisses, le contexte fiscal des travailleurs frontaliers doit également être pris en compte.

Le nouvel Accord entre l’Italie et la Suisse sur les travailleurs frontaliers, signé à Rome le 23 décembre 2020 avec son Protocole additionnel, est destiné à remplacer l’Accord de 1974. C’est un thème distinct de la facturation électronique, mais il relève de la gestion administrative transfrontalière.

Comment mettre en place un projet de facturation électronique

Traduire les exigences en un projet opérationnel signifie procéder par étapes, en partant du domaine d’application et non de la technologie.

Pour l’archivage, vérifier les délais : 10 ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f al. 1 CO) et 20 ans pour les documents relatifs aux biens immobiliers (art. 70 al. 3 LTVA). L’OrC (RS 221.431) admet le numérique si l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité sont garanties.

Avant de passer en production, il est d’usage d’effectuer quelques tests pour vérifier le bon fonctionnement du système ; ce n’est qu’ensuite que l’envoi régulier des factures par voie électronique est lancé.