Fatturazione svizzera
Fatturazione elettronica in Svizzera: obblighi, formati e integrazione
In Svizzera la fatturazione elettronica non ha un quadro normativo unico e uniforme. Molti Paesi UE hanno adottato lo standard comune EN 16931; la Svizzera mantiene requisiti propri.
Fatturazione elettronica in Svizzera: un panorama a più velocità
In Svizzera la fatturazione elettronica non ha un quadro normativo unico e uniforme. Molti Paesi UE hanno adottato lo standard comune EN 16931; la Svizzera mantiene requisiti propri. Le aziende con rapporti commerciali internazionali devono tenerne conto per evitare problemi di conformità.
Il panorama è quindi a più velocità: la fatturazione elettronica si sviluppa soprattutto in ambiti specifici, ciascuno con regole, formati e canali propri. Due contesti ricorrenti sono la fatturazione verso la pubblica amministrazione (B2G) e quella verso l'assicurazione per l'invalidità (AI). L'AI dispone degli strumenti necessari per gestire le fatture in formato elettronico e sostiene questo metodo anche perché consente un pagamento più rapido e meno dispendioso.
Per un'impresa svizzera non esiste quindi un unico adempimento da soddisfare una volta per tutte, ma tanti scenari quanti sono gli interlocutori: l'AI, le commesse pubbliche, i partner esteri. Conviene partire dall'ambito concreto in cui si fattura e solo dopo scegliere formati e strumenti.
Sul piano legale, i giustificativi contabili sono definiti dall'art. 957a cpv. 3 CO come documenti scritti, su supporto cartaceo, elettronico o analogo, necessari per ricostruire un'operazione o un evento oggetto di registrazione contabile. L'Olc (RS 221.431) disciplina la tenuta e la conservazione di libri e giustificativi e ammette l'archiviazione elettronica se sono garantite integrità, tracciabilità e disponibilità.
L'obbligo di conservazione è di 10 anni dalla fine dell'esercizio dell'ultima registrazione (art. 958f cpv. 1 CO). L'AFC riassume le regole nella Info IVA 16; per i beni immobili l'art. 70 cpv. 3 LIVA prevede 20 anni, poi fino alla sopravvenienza della prescrizione fiscale.
Sono soggette all'obbligo contabile le imprese individuali e le società di persone con cifra d'affari di almeno CHF 500'000 nell'ultimo esercizio, nonché le persone giuridiche (art. 957 cpv. 1 CO); talune associazioni e fondazioni non soggette all'iscrizione sono eccettuate (art. 957 cpv. 2 CO).
Il termine decorre dalla fine dell'esercizio, non dalla data del giustificativo: una quietanza del gennaio 2026 resta soggetta all'obbligo fino alla fine del 2036. La relazione sulla gestione e la relazione di revisione vanno conservate 10 anni, su carta o in forma elettronica con firma elettronica qualificata (art. 958f cpv. 2 CO).
Fatturare all'AI: obblighi e prerequisiti pratici
In Svizzera l'assicurazione per l'invalidità (AI) dispone di tutti gli strumenti necessari per la fatturazione elettronica. L'Ufficio centrale di compensazione (UCC) controlla le tariffe applicate ed esegue i pagamenti di tutte le fatture emesse per i provvedimenti individuali a carico dell'AVS/AI.
Per un fornitore di prestazioni, il percorso parte dalla generazione delle fatture nel formato richiesto e dalla scelta di una piattaforma di trasmissione. Dopo alcuni test per verificare il corretto funzionamento del sistema, le fatture possono essere inviate all'AI per via elettronica.
Per inviare le fatture all'AI in formato elettronico, il fornitore di prestazioni deve soddisfare quattro prerequisiti:
- Ottenere un numero d'identificazione GLN. Per lo scambio elettronico di dati ogni parte necessita di un numero GLN («Global Location Number», in precedenza chiamato anche EAN, «European Article Number»). I fornitori di prestazioni che non dispongono ancora di un GLN possono farne richiesta gratuitamente a Refdata.
- Contattare l'intermediario per la trasmissione di file elettronici. Nell'ambito dello scambio elettronico, l'AI elabora le fatture inviate da MediData e da H-Net (Swisscom Salute).
- Disporre di uno strumento che permetta di creare file elettronici nei formati definiti. I documenti sono trasmessi in formato XML.
- Concordare una codificazione univoca delle tariffe delle prestazioni fatturate. Le tariffe delle prestazioni mediche riconosciute dall'AI sono pubblicate sul sito del «Forum Datenaustausch» alla rubrica «Referenzdaten». Per tutte le altre prestazioni, come i provvedimenti professionali, si stipulano di norma convenzioni tariffali tra il fornitore (o la sua associazione mantello) e l'AI.
Fatturazione elettronica: confronto tra AI e pubblica amministrazione svizzera
- Destinatario
- Assicurazione per l'invalidità (AI)
- Formato richiesto
- XML 4.3, 4.4, 4.5 (messaggi: generalInvoiceRequest, hospitalMCDRequest, container, statusRequest)
- Canale di trasmissione
- MediData o H-Net (Swisscom Salute)
- Prerequisiti
- GLN obbligatorio, codifica tariffaria concordata, piattaforma abilitata
- Destinatario
- Pubblica amministrazione federale (Confederazione)
- Formato richiesto
- PDF via e-mail o file dati strutturati tramite service provider
- Canale di trasmissione
- E-mail o service provider autorizzato
- Prerequisiti
- Verifica caso per caso con l'ente committente; non obbligatorio per piccole forniture
Flusso di fatturazione elettronica verso l'AI
- Generazione della fattura nel formato richiestoXML 4.3, 4.4 o 4.5 secondo i messaggi del Forum Datenaustausch
- Concordare la codifica delle tariffeUtilizzare i riferimenti del «Forum Datenaustausch» o convenzioni tariffali con l'AI
- Trasmissione tramite intermediarioInvio a MediData o H-Net (Swisscom Salute)
- Controllo da parte dell'UCCVerifica delle tariffe e preparazione del pagamento
- Pagamento automaticoEseguito dall'UCC dopo approvazione
Formati riconosciuti: XML e Forum Datenaustausch
Alla base della trasmissione elettronica c'è il formato XML: i documenti vengono trasmessi così, mentre una descrizione dei formati riconosciuti si trova sul sito del Forum Datenaustausch. Per la fatturazione verso la pubblica amministrazione, i formati e i canali vanno verificati con il destinatario; per la Confederazione le fatture elettroniche possono essere trasmesse in PDF via e-mail oppure come file di dati strutturati tramite un service provider.
Nella fatturazione all'AI sono trattati questi tipi di messaggio, nei formati XML 4.3, 4.4 e 4.5: fatture (generalInvoiceRequest e generalInvoiceResponse); «Minimal Clinical Dataset» (hospitalMCDRequest e hospitalMCDResponse); container (generalContainer); comunicazioni sullo stato (statusRequest e statusResponse).
In pratica, chi sviluppa o acquista una soluzione deve verificare che il software sappia produrre e leggere questi tipi di messaggio nella versione di formato richiesta dal partner, senza limitarsi a un generico «export XML». Vale anche per i contenuti: la codifica delle tariffe e dei riferimenti va concordata con l'interlocutore prima di automatizzare il processo.
Per la Confederazione le fatture elettroniche possono essere trasmesse in PDF via e-mail oppure come file di dati strutturati tramite un service provider. La Confederazione elabora elettronicamente la fattura ricevuta.
Fatturazione verso la pubblica amministrazione (B2G)
Nel rapporto con la pubblica amministrazione, il formato e il canale di trasmissione vanno verificati con l'ente destinatario. Per la Confederazione le fatture elettroniche possono essere trasmesse in PDF via e-mail oppure come file di dati strutturati tramite un service provider.
Il B2G ha requisiti definiti dall'ente committente; la verifica va fatta caso per caso. Prima di impostare un progetto, conviene chiarire con il destinatario formato, piattaforma e dati di riferimento richiesti, così da non dover rifare l'integrazione.
Le fatture indirizzate alla Confederazione devono essere presentate in formato elettronico; l'obbligo non riguarda le fatture relative a piccole forniture. La trasmissione può avvenire in PDF via e-mail o come file di dati strutturati tramite un service provider.
Oltre il 90% delle fatture alla Confederazione è già elettronico: circa 687'000 delle 750'000 fatture totali emesse ogni anno. Il Centro Prestazioni di servizi Finanze risponde all'indirizzo [email protected].
L'obbligo permette ai fornitori di risparmiare tempo e denaro, di ridurre il consumo di carta e di elaborare le fatture in maniera rapida. Il pagamento avviene dopo l'approvazione da parte del destinatario tramite il proprio istituto finanziario.
Integrare la fatturazione elettronica in ERP e gestione documentale
In Svizzera molte aziende utilizzano sistemi ERP locali come Abacus oppure soluzioni internazionali come SAP. Per gestire la fatturazione elettronica in modo sostenibile, il punto di partenza è collegare il sistema gestionale a una piattaforma di scambio e di automazione, in modo che l'emissione, la ricezione, l'archiviazione e i flussi di approvazione non richiedano interventi manuali.
Le piattaforme di gestione documentale (DMS) e di automazione dei processi (BPM) archiviano e organizzano i documenti in un unico luogo, in modo sicuro e conforme alle normative. Automatizzano i processi aziendali, riducendo tempi morti ed errori umani. Aiutano inoltre a rispettare le normative fiscali e di archiviazione sia in Svizzera sia all'estero.
Un esempio citato in questo contesto è ARXivar, personalizzabile in base alle esigenze dell'azienda e progettato per integrarsi con i sistemi ERP.
Sul fronte internazionale, l'integrazione tra il sistema gestionale e i partner dentro e fuori l'UE è un aspetto da valutare, così da automatizzare l'invio e la ricezione. La scelta dello strumento dipende dagli ambiti in cui l'azienda opera: un conto è gestire fatture verso l'AI o verso la pubblica amministrazione svizzera, un altro è gestire fatture verso controparti in Paesi con obblighi propri.
In tutti i casi, l'integrazione va progettata insieme ai requisiti di archiviazione. La conservazione dei documenti e la tracciabilità delle approvazioni sono parte del processo, non un'aggiunta successiva.
L'Olc (RS 221.431) permette l'archiviazione elettronica se integrità, tracciabilità e disponibilità dei giustificativi sono garantite; la carta nella quasi totalità dei casi non è necessaria.
Il termine di conservazione è di 10 anni dalla fine dell'esercizio in cui è stata effettuata l'ultima registrazione (art. 958f cpv. 1 CO). Per i beni immobili il termine è di 20 anni, poi fino alla sopravvenienza della prescrizione fiscale (art. 70 cpv. 3 LIVA; AFC Info IVA 16 cifra 1.6.2).
La relazione sulla gestione e la relazione di revisione richiedono 10 anni e, se conservate elettronicamente, la firma elettronica qualificata (art. 958f cpv. 2 CO).
Un workflow può inviare automaticamente una notifica al responsabile quando una fattura supera un certo importo o un documento richiede una firma urgente.
La conformità dell'archivio è richiamata anche alla norma ISO 15489-1:2016 e alla GeBüV.
Rapporti con UE e Italia: non confondere gli obblighi
Il caso italiano è emblematico e aiuta a distinguere gli obblighi dei contribuenti italiani da quelli di una società svizzera.
Le regole italiane valgono per i contribuenti italiani: a partire dal 1° gennaio 2024 l'obbligo di emettere e ricevere solo fatture elettroniche è stato esteso anche ai contribuenti «di vantaggio / in franchigia», cioè ai contribuenti minimi e ai forfettari. Per un'azienda svizzera gli obblighi italiani non la riguardano in quanto tale, ma possono riguardare le sue controparti italiane e le sue eventuali entità locali.
In Italia, dal 1° gennaio 2024, anche i contribuenti minimi (art. 27, commi 1 e 2, D.L. n. 98/2011) e i forfettari (art. 1, commi da 54 a 89, Legge n. 190/2014) devono emettere e ricevere solo fatture elettroniche. La regola vale per i contribuenti italiani; una società svizzera deve verificare come coinvolge le proprie controparti italiane o le eventuali entità locali.
In presenza di controparti estere, occorre gestire standard e archivi diversi e distinguere quale regime si applica a quale flusso documentale. Nei rapporti italo-svizzeri va considerato anche il contesto fiscale dei lavoratori frontalieri.
Il nuovo Accordo tra Italia e Svizzera sui lavoratori frontalieri, firmato a Roma il 23 dicembre 2020 con relativo Protocollo aggiuntivo, è destinato a sostituire l'Accordo del 1974. È un tema distinto dalla fatturazione elettronica, ma rientra nella gestione amministrativa transfrontaliera.
Come impostare un progetto di fatturazione elettronica
Tradurre i requisiti in un progetto operativo significa procedere per passi, partendo dall'ambito e non dalla tecnologia.
- Definire l'ambito. Stabilire se si fattura all'AI, verso la pubblica amministrazione (B2G) o verso controparti estere: ogni ambito ha formati, canali e interlocutori diversi.
- Verificare la necessità del GLN. Nello scambio elettronico con l'AI ogni parte necessita di un numero d'identificazione GLN, richiedibile gratuitamente a Refdata.
- Scegliere intermediario o piattaforma. Per l'AI, l'elaborazione delle fatture avviene tramite MediData e H-Net (Swisscom Salute); per altri ambiti occorre identificare la piattaforma adatta al destinatario.
- Adottare il formato corretto. XML come base della trasmissione; per l'AI i messaggi del Forum Datenaustausch (XML 4.3, 4.4 e 4.5); per il B2G verificare con il destinatario formato e canale richiesti. Prima di automatizzare, concordare con il partner la codifica univoca delle tariffe e dei riferimenti.
- Integrare il sistema ERP. Collegare il gestionale (per esempio Abacus o SAP) alla piattaforma di scambio, valutando l'uso di soluzioni DMS/BPM per la gestione documentale e l'automazione dei flussi.
- Predisporre archiviazione e controlli. Prevedere una conservazione sicura e conforme dei documenti, regole di approvazione automatizzate e verifiche periodiche, anche in funzione dei diversi regimi applicabili in Svizzera e all'estero.
Per l'archiviazione, verificare i termini: 10 anni dalla fine dell'esercizio (art. 958f cpv. 1 CO) e 20 anni per i documenti relativi a beni immobili (art. 70 cpv. 3 LIVA). L'Olc (RS 221.431) ammette il digitale se integrità, tracciabilità e disponibilità sono garantite.
Prima di passare alla produzione, è prassi eseguire alcuni test per verificare il corretto funzionamento del sistema; solo dopo si avvia l'invio regolare delle fatture per via elettronica.
