Formati di fattura elettronica in Svizzera: PDF, QR-bill e XML a confronto

Cosa si intende per fattura elettronica in Svizzera

La fattura elettronica trasmette per via elettronica tutti i dati di fatturazione dall’emittente al destinatario. Il destinatario può elaborarli senza reinserirli a mano. In Svizzera la definizione copre due casi: un PDF inviato per e-mail, da leggere, e un file di dati strutturati inviato tramite service provider, che si può riprendere direttamente.

Canale (e-mail, piattaforma, ERP) e formato (documento leggibile o XML strutturato) sono scelte distinte. Confonderli è l’errore più frequente quando si parla di «fattura elettronica».

Dal 1° gennaio 2016 la fatturazione elettronica è obbligatoria per i fornitori della pubblica amministrazione federale svizzera per importi superiori a 5'000 franchi. Tra i destinatari rientrano ministeri, dipartimenti federali ed enti appaltanti statali. L’obbligo non riguarda le fatture per piccole forniture.

Nel settore privato, B2B e B2C, la fatturazione elettronica resta facoltativa. La Svizzera ha comunque creato un proprio quadro normativo per promuoverla, soprattutto nei rapporti con i fornitori statali.

Sul versante federale l’adesione è massiccia: la Confederazione riceve oltre il 90% delle fatture per via elettronica. Si tratta di circa 687'000 delle 750'000 fatture totali emesse ogni anno.

L’Amministrazione federale delle finanze (AFF) gestisce il servizio di ricevimento delle fatture elettroniche della Confederazione e le relative procedure. SIX pubblica il manuale per l’introduzione della QR-fattura per emittenti e destinatari. Gli standard sono promossi da eCH, swissDIGIN e dall’autorità svizzera Peppol.

PDF via e-mail: il formato più semplice, ma non sempre sufficiente

Le fatture elettroniche per la Confederazione possono arrivare in PDF via e-mail oppure come file di dati strutturati tramite service provider. Sono i due canali principali per i fornitori. Il PDF via e-mail non richiede ERP né intermediari ed è la via tecnicamente più semplice.

Resta però un documento da leggere, non un insieme di campi da importare.

Il destinatario di una fattura federale può registrarsi per riceverla in PDF via e-mail. La registrazione è prevista per singole unità amministrative.

Tra queste: Agroscope; Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL); Ufficio federale dell’energia (UFE); Ufficio federale della sanità pubblica (UFSP); Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT); Ufficio federale di giustizia (UFG); Ufficio federale delle comunicazioni (UFCOM); Ufficio federale della cultura (UFC); swisstopo; Ufficio federale dell’agricoltura (UFAG); Ufficio federale della sicurezza alimentare e di veterinaria (USAV); MeteoSvizzera.

Altre unità: Ufficio federale di statistica (UST); Ufficio federale delle strade (USTRA); Ufficio federale dell’ambiente (UFAM); Ufficio federale dei trasporti (UFT); Ufficio federale del servizio civile (CIVI); Ufficio federale dell’aviazione civile (UFAC); Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini (UDSC); Cancelleria federale; Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE); Controllo federale delle finanze (CDF); Segreteria di Stato dell’economia (SECO).

In ricezione, i clienti commerciali possono importare le fatture elettroniche nel proprio sistema di contabilità o consultarle nell’e-banking del proprio istituto finanziario. I clienti privati le ricevono direttamente nell’e-banking.

La differenza operativa tra i due formati è netta: il file strutturato si riprende direttamente, il PDF va letto.

Il PDF semplice va distinto dal PDF con QR-fattura. Nel primo i dati di pagamento vanno ricopiati o interpretati. Nel secondo il documento resta leggibile ma include un set di dati di pagamento strutturato nel codice QR, utilizzabile per l’elaborazione automatica del pagamento.

Un PDF con QR-fattura è quindi un ibrido: documento da leggere, dati strutturati per pagare.

QR-fattura: una polizza di versamento digitale, non un formato di fattura

Introdotta in Svizzera nel giugno 2020, la QR-fattura è obbligatoria da ottobre 2022. Ha sostituito le polizze di versamento precedenti. Quella con numero di riferimento (PVR, arancione) codificava dati essenziali come numero cliente, numero fattura e data fattura; quella rossa lasciava annotare la causale a mano.

Il documento comprende una ricevuta, una sezione pagamento e uno Swiss QR Code. Il codice contiene in forma strutturata tutte le informazioni necessarie per il pagamento automatico.

Oltre ai dati di pagamento, può veicolare informazioni aggiuntive: causale del versamento, riferimento del cliente e altre. L’invio avviene di norma su carta, in forma elettronica come eBill o in PDF.

Con la QR-fattura restano possibili tutti i metodi di versamento: inserimento dei dati nell’e-banking, versamento allo sportello postale, ordine di pagamento o scansione del codice QR con smartphone o lettore dedicato.

Il punto chiave è che la QR-fattura non definisce come è fatta la fattura, ma come si paga. Il suo codice QR è compatibile con le fatture elettroniche se il set di dati viene integrato con il riferimento QR e l’IBAN QR nei campi «Riferimento» e «Conto/Pagabile a».

La QR-fattura può quindi viaggiare dentro un PDF, un flusso eBill o un file XML, senza sostituirne il contenuto fiscale.

XML strutturato: swissDIGIN, UBL, eCH-011, Peppol e formati ibridi

La Svizzera non impone un formato unico per le fatture elettroniche, lasciando alle aziende una certa flessibilità. swissDIGIN è lo standard XML consigliato, soprattutto in ambito B2G.

Tra gli altri formati figurano UBL XML, eCH-011, Peppol BIS e ibridi come ZUGFeRD/Factur-X. Per il B2B sono consigliati anche CII, ZUGFeRD/Factur-X e Peppol BIS.

Il vantaggio dei formati strutturati è nel canale e nella lavorazione. Il file viene trasmesso tramite service provider o soluzione ERP. Una volta ricevuto, può essere ripreso direttamente nel sistema di contabilità o consultato nell’e-banking, senza inserimento manuale.

Questa è la differenza sostanziale rispetto al PDF, che va letto.

In ambito B2G le fatture elettroniche devono essere emesse in uno dei formati ammessi. L’elenco comprende swissDIGIN, UBL XML, eCH-011, Peppol BIS oppure ibridi come ZUGFeRD/Factur-X.

Non esistendo un formato unico imposto, la scelta va concordata con il committente federale o con il service provider che gestisce il flusso. La Confederazione elabora elettronicamente la fattura ricevuta. Il formato accettato determina se l’elaborazione sarà automatica o richiederà intervento manuale.

Standard XML consigliati per la fatturazione elettronica in Svizzera (B2G)

Confronto pratico: PDF, QR-fattura e XML fianco a fianco

Struttura dei dati. Il PDF è un documento leggibile: contiene le informazioni, ma non in campi importabili. La QR-fattura contiene nello Swiss QR Code un set di dati di pagamento strutturato (importo, riferimento, IBAN QR, causale, riferimento cliente), ma non è un formato di fattura. Non descrive posizioni, IVA e altri elementi del documento. L’XML strutturato contiene tutti i dati di fatturazione in campi importabili direttamente nel software di contabilità.

Automazione. Con l’XML il file si riprende direttamente: è il livello di automazione più alto e riduce gli errori da inserimento manuale. Con il PDF l’elaborazione richiede una lettura, quindi un passaggio umano o un riconoscimento ottico. Con la QR-fattura l’automazione si limita al pagamento, tramite scansione del codice o importazione dei dati di pagamento.

Canali di invio e ricezione. Il PDF viaggia di norma via e-mail; l’XML tramite service provider o soluzione ERP; la QR-fattura su carta, come eBill o in PDF. In ricezione, per le fatture elettroniche della Confederazione i clienti commerciali possono importare i documenti nel sistema di contabilità o consultarli nell’e-banking. I clienti privati li ricevono nell’e-banking.

Idoneità per segmento. Verso la Confederazione l’obbligo scatta per contratti superiori a 5'000 franchi e non riguarda le piccole forniture. AFF e Sovos indicano il PDF leggibile via e-mail e il file strutturato via service provider come i due canali principali.

Edicom scrive che in questi casi «le fatture cartacee o le semplici fatture in formato PDF non sono valide». Indica swissDIGIN come standard consigliato per il B2G. Chi fattura a un ente federale dovrebbe confermare con il committente il formato richiesto prima di impostare il processo.

Nel B2B e nel B2C la fatturazione elettronica è facoltativa. Nello scambio B2B serve il consenso dell’acquirente.

Coesistenza dei formati. QR-fattura e XML non sono alternativi. Il PDF con QR integrata è un ibrido frequente. La QR-fattura può essere inserita in un flusso elettronico: il codice QR è compatibile con le fatture elettroniche integrando riferimento QR e IBAN QR.

Una strategia ragionevole è mantenere la QR-fattura come livello di pagamento. Il formato del documento (PDF o XML) si sceglie in base al grado di automazione desiderato dal destinatario.

Confronto tra PDF, QR-fattura e XML per la fatturazione elettronica in Svizzera

Quale formato scegliere in base al destinatario e al processo

Fornitori della Confederazione. Sopra i 5'000 franchi la fattura deve essere elettronica. Se volume e sistemi lo consentono, il file strutturato via service provider o ERP permette la ripresa diretta dei dati. Il PDF via e-mail è la via più semplice, ma va letto.

Prima di partire, verificare con il committente federale formato accettato e canale previsto. La scelta cade tra gli standard B2G ammessi, inclusi gli ibridi.

Aziende B2B. Lo scambio elettronico è volontario e richiede il consenso dell’acquirente. Concordare in anticipo formato e canale fa parte del processo, non è un dettaglio tecnico.

Per volumi elevati conviene un formato strutturato con importazione nel software di contabilità. Per volumi bassi o controparti non attrezzate, un PDF con QR-fattura copre il pagamento senza cambiare l’assetto del documento.

Emittenti verso privati. La fatturazione elettronica B2C non è obbligatoria. Qui il riferimento operativo è la QR-fattura: il destinatario può pagare tramite e-banking, allo sportello postale, con ordine di pagamento o scansionando il codice QR con lo smartphone.

Se la fattura arriva come eBill, il pagamento avviene direttamente nel canale elettronico del cliente.

PMI con software contabile: checklist operativa.

Checklist operativa per PMI che emettono fatture elettroniche in Svizzera