Elektronische Rechnungsformate in der Schweiz: PDF, QR-Rechnung und XML im Vergleich

Was versteht man in der Schweiz unter einer elektronischen Rechnung?

Die elektronische Rechnung überträgt alle Rechnungsdaten auf elektronischem Weg vom Aussteller an den Empfänger. Der Empfänger kann diese Daten verarbeiten, ohne sie manuell neu eingeben zu müssen. In der Schweiz umfasst die Definition zwei Fälle: ein per E-Mail versendetes PDF zum Lesen und eine strukturierte Datendatei, die über einen Dienstleister übermittelt wird und direkt weiterverarbeitet werden kann.

Kanal (E-Mail, Plattform, ERP) und Format (lesbares Dokument oder strukturiertes XML) sind unterschiedliche Wahlmöglichkeiten. Sie zu verwechseln, ist der häufigste Fehler, wenn von «elektronischer Rechnung» die Rede ist.

Seit dem 1. Januar 2016 ist die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten der schweizerischen Bundesverwaltung bei Beträgen über 5'000 Franken obligatorisch. Zu den Empfängern gehören Ministerien, eidgenössische Departemente und staatliche Beschaffungsstellen. Die Pflicht gilt nicht für Rechnungen über kleine Lieferungen.

Im privaten Sektor, sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich, bleibt die elektronische Rechnungsstellung fakultativ. Die Schweiz hat dennoch einen eigenen rechtlichen Rahmen geschaffen, um sie zu fördern, insbesondere im Umgang mit staatlichen Lieferanten.

Auf Bundesebene ist die Beteiligung massiv: Der Bund erhält über 90 % der Rechnungen auf elektronischem Weg. Das entspricht etwa 687'000 der 750'000 jährlich ausgestellten Gesamtrechnungen.

Die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV) verwaltet den Empfangsdienst für elektronische Rechnungen des Bundes sowie die entsprechenden Verfahren. SIX veröffentlicht das Handbuch zur Einführung der QR-Rechnung für Aussteller und Empfänger. Die Standards werden von eCH, swissDIGIN und der schweizerischen Peppol-Behörde gefördert.

PDF per E-Mail: das einfachste Format, aber nicht immer ausreichend

Elektronische Rechnungen für den Bund können als PDF per E-Mail oder als strukturierte Datendatei über einen Dienstleister eingehen. Dies sind die beiden Hauptkanäle für Lieferanten. Das PDF per E-Mail erfordert kein ERP und keine Zwischenhändler und ist technisch der einfachste Weg.

Es bleibt jedoch ein Dokument zum Lesen, keine Sammlung von importierbaren Feldern.

Der Empfänger einer Bundesrechnung kann sich registrieren, um sie als PDF per E-Mail zu erhalten. Die Registrierung ist für einzelne Verwaltungseinheiten vorgesehen.

Dazu gehören: Agroscope; Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL); Bundesamt für Energie (BFE); Bundesamt für Gesundheit (BAG); Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT); Bundesamt für Justiz (BJ); Bundesamt für Kommunikation (BAKOM); Bundesamt für Kultur (BAK); swisstopo; Bundesamt für Landwirtschaft (BLW); Bundesamt für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen (BLV); MeteoSchweiz.

Weitere Einheiten: Bundesamt für Statistik (BFS); Bundesamt für Strassen (ASTRA); Bundesamt für Umwelt (BAFU); Bundesamt für Verkehr (BAV); Bundesamt für Zivildienst (ZIVI); Bundesamt für Zivilluftfahrt (BAZL); Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG); Bundeskanzlei; Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA); Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK); Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO).

Beim Empfang können Geschäftskunden elektronische Rechnungen in ihr Buchhaltungssystem importieren oder sie im E-Banking ihrer Finanzinstitution einsehen. Privatkunden erhalten sie direkt im E-Banking.

Der operative Unterschied zwischen den beiden Formaten ist deutlich: Die strukturierte Datei wird direkt übernommen, das PDF muss gelesen werden.

Das einfache PDF ist vom PDF mit QR-Rechnung zu unterscheiden. Im ersten Fall müssen die Zahlungsdaten abgeschrieben oder interpretiert werden. Im zweiten Fall bleibt das Dokument lesbar, enthält aber einen Satz strukturierter Zahlungsdaten im QR-Code, der zur automatischen Zahlungsabwicklung genutzt werden kann.

Ein PDF mit QR-Rechnung ist somit ein Hybrid: ein lesbares Dokument mit strukturierten Daten für die Zahlung.

QR-Rechnung: eine digitale Einzahlungsschein, kein Rechnungsformat

Die im Juni 2020 in der Schweiz eingeführte QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 obligatorisch. Sie hat die früheren Einzahlungsscheine ersetzt. Derjenige mit Referenznummer (ESR, orange) codierte wesentliche Daten wie Kundennummer, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum; der rote liess die manuelle Angabe des Verwendungszwecks zu.

Das Dokument umfasst einen Empfangsschein, einen Zahlungsteil und einen Swiss QR Code. Der Code enthält alle für die automatische Zahlung erforderlichen Informationen in strukturierter Form.

Neben den Zahlungsdaten kann er zusätzliche Informationen übertragen: Verwendungszweck, Kundenreferenz und andere. Die Übermittlung erfolgt normalerweise auf Papier, elektronisch als eBill oder als PDF.

Mit der QR-Rechnung bleiben alle Zahlungsmethoden möglich: Eingabe der Daten im E-Banking, Zahlung am Postschalter, Zahlungsauftrag oder Scannen des QR-Codes mit Smartphone oder speziellem Lesegerät.

Der entscheidende Punkt ist, dass die QR-Rechnung nicht definiert, wie die Rechnung aufgebaut ist, sondern wie bezahlt wird. Ihr QR-Code ist kompatibel mit elektronischen Rechnungen, wenn der Datensatz mit der QR-Referenz und der QR-IBAN in den Feldern «Referenz» und «Konto/Zahlbar an» integriert wird.

Die QR-Rechnung kann daher innerhalb eines PDFs, eines eBill-Flusses oder einer XML-Datei transportiert werden, ohne deren steuerlichen Inhalt zu ersetzen.

Strukturiertes XML: swissDIGIN, UBL, eCH-011, Peppol und hybride Formate

Die Schweiz schreibt kein einheitliches Format für elektronische Rechnungen vor und lässt den Unternehmen gewisse Flexibilität. swissDIGIN ist der empfohlene XML-Standard, insbesondere im B2G-Bereich.

Zu den anderen Formaten gehören UBL XML, eCH-011, Peppol BIS und Hybride wie ZUGFeRD/Factur-X. Für den B2B-Bereich werden auch CII, ZUGFeRD/Factur-X und Peppol BIS empfohlen.

Der Vorteil strukturierter Formate liegt im Kanal und in der Verarbeitung. Die Datei wird über einen Dienstleister oder eine ERP-Lösung übertragen. Nach dem Empfang kann sie direkt in das Buchhaltungssystem übernommen oder im E-Banking eingesehen werden, ohne manuelle Eingabe.

Dies ist der wesentliche Unterschied zum PDF, das gelesen werden muss.

Im B2G-Bereich müssen elektronische Rechnungen in einem der zugelassenen Formate ausgestellt werden. Die Liste umfasst swissDIGIN, UBL XML, eCH-011, Peppol BIS oder Hybride wie ZUGFeRD/Factur-X.

Da es kein vorgeschriebenes Einheitsformat gibt, muss die Wahl mit dem Bundesauftraggeber oder dem Dienstleister, der den Fluss verwaltet, vereinbart werden. Der Bund verarbeitet die empfangene Rechnung elektronisch. Das akzeptierte Format bestimmt, ob die Verarbeitung automatisch erfolgt oder manuelles Eingreifen erfordert.

Empfohlene XML-Standards für die elektronische Rechnungsstellung in der Schweiz (B2G)

Praktischer Vergleich: PDF, QR-Rechnung und XML nebeneinander

Datenstruktur. Das PDF ist ein lesbares Dokument: Es enthält die Informationen, aber nicht in importierbaren Feldern. Die QR-Rechnung enthält im Swiss QR Code einen Satz strukturierter Zahlungsdaten (Betrag, Referenz, QR-IBAN, Verwendungszweck, Kundenreferenz), ist aber kein Rechnungsformat. Sie beschreibt keine Positionen, Mehrwertsteuer und andere Elemente des Dokuments. Das strukturierte XML enthält alle Rechnungsdaten in Feldern, die direkt in die Buchhaltungssoftware importiert werden können.

Automatisierung. Mit XML wird die Datei direkt übernommen: Dies ist das höchste Automatisierungsniveau und reduziert Fehler durch manuelle Eingabe. Bei PDF erfordert die Verarbeitung ein Lesen, also einen menschlichen Schritt oder eine optische Erkennung. Bei der QR-Rechnung beschränkt sich die Automatisierung auf die Zahlung, durch Scannen des Codes oder Importieren der Zahlungsdaten.

Sende- und Empfangskanäle. PDF wird normalerweise per E-Mail versendet; XML über Dienstleister oder ERP-Lösung; die QR-Rechnung auf Papier, als eBill oder als PDF. Beim Empfang können Geschäftskunden die Dokumente für elektronische Rechnungen des Bundes in ihr Buchhaltungssystem importieren oder im E-Banking einsehen. Privatkunden erhalten sie im E-Banking.

Eignung nach Segment. Gegenüber dem Bund besteht die Pflicht für Verträge über 5'000 Franken und betrifft nicht kleine Lieferungen. EFV und Sovos nennen das lesbare PDF per E-Mail und die strukturierte Datei über Dienstleister als die beiden Hauptkanäle.

Edicom schreibt, dass in diesen Fällen «Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen nicht gültig sind». Es nennt swissDIGIN als empfohlenen Standard für B2G. Wer an eine Bundesstelle fakturiert, sollte das erforderliche Format mit dem Auftraggeber bestätigen, bevor der Prozess eingerichtet wird.

Im B2B- und B2C-Bereich ist die elektronische Rechnungsstellung fakultativ. Im B2B-Austausch ist die Zustimmung des Käufers erforderlich.

Koexistenz der Formate. QR-Rechnung und XML sind nicht alternativ. Das PDF mit integrierter QR-Rechnung ist ein häufiger Hybrid. Die QR-Rechnung kann in einen elektronischen Fluss eingebettet werden: Der QR-Code ist kompatibel mit elektronischen Rechnungen, indem QR-Referenz und QR-IBAN integriert werden.

Eine vernünftige Strategie ist es, die QR-Rechnung als Zahlungsebene beizubehalten. Das Dokumentenformat (PDF oder XML) wird je nach gewünschtem Automatisierungsgrad des Empfängers gewählt.

Vergleich zwischen PDF, QR-Rechnung und XML für die elektronische Rechnungsstellung in der Schweiz

Welches Format wählen, abhängig vom Empfänger und Prozess?

Lieferanten des Bundes. Über 5'000 Franken muss die Rechnung elektronisch sein. Wenn Volumen und Systeme es erlauben, ermöglicht die strukturierte Datei über Dienstleister oder ERP die direkte Datenübernahme. Das PDF per E-Mail ist der einfachste Weg, muss aber gelesen werden.

Vor dem Start sollten mit dem Bundesauftraggeber das akzeptierte Format und der vorgesehene Kanal geprüft werden. Die Wahl fällt auf die zugelassenen B2G-Standards, einschliesslich der Hybride.

B2B-Unternehmen. Der elektronische Austausch ist freiwillig und erfordert die Zustimmung des Käufers. Die vorherige Vereinbarung von Format und Kanal ist Teil des Prozesses, kein technisches Detail.

Bei hohen Volumina lohnt sich ein strukturiertes Format mit Import in die Buchhaltungssoftware. Bei niedrigen Volumina oder nicht ausgerüsteten Gegenparteien deckt ein PDF mit QR-Rechnung die Zahlung ab, ohne die Dokumentenstruktur zu ändern.

Aussteller gegenüber Privatpersonen. Die elektronische B2C-Rechnungsstellung ist nicht obligatorisch. Hier ist die QR-Rechnung der operative Bezugspunkt: Der Empfänger kann per E-Banking, am Postschalter, mit Zahlungsauftrag oder durch Scannen des QR-Codes mit dem Smartphone bezahlen.

Wenn die Rechnung als eBill eintrifft, erfolgt die Zahlung direkt im elektronischen Kanal des Kunden.

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