ERP für Schweizer KMU: Anforderungen und Funktionen gemäss MTF

Grundlegende Anforderungen für ein Schweizer KMU

Für ein KMU bedeutet die Wahl eines ERP-Systems nicht nur die Installation einer neuen Software. Die Einführung gestaltet Geschäftsprozesse neu und standardisiert sie, wodurch sie effizienter, integrierter und datenorientierter werden. Bevor man Lösungen vergleicht, ist es ratsam, die Anforderungen schriftlich festzuhalten: abzudeckende Abteilungen und Prozesse, Anzahl der Benutzer, Daten aus bereits genutzten Tools sowie Wachstumsprognosen für die kommenden Jahre.

Modularität und Skalierbarkeit sind wiederkehrende Kriterien. MTF, ein in der Schweiz tätiger Partner für Abacus und SAP, präsentiert die Lösung als integriertes System, das für Unternehmen jeder Grösse geeignet ist. Es wird als flexibel und durch zahlreiche zusätzliche Anwendungen erweiterbar beschrieben. Für Abacus Enterprise hebt MTF die Web-Architektur hervor, die den Zugriff aus der Ferne ermöglicht.

Diese Anforderungen müssen im eigenen Fall geprüft werden: Anzahl der Benutzer, Standorte, mobiler Zugriff und die Möglichkeit, Module zu einem späteren Zeitpunkt hinzuzufügen, ohne das Projekt neu aufrollen zu müssen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss bereits in der Evaluierungsphase geklärt werden. In der Schweiz gilt das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) überwacht die Anwendung der bundesrechtlichen Bestimmungen. Das DSG wurde revidiert, und die neue Norm enthält wichtige Grundsätze, wie Privacy Desk Suisse feststellt.

Privacy Desk weist auch auf Entscheidungen des EDÖB hin, beispielsweise zum Direktmarketing und zum Widerspruchsrecht. Konkret sollte man beim Anbieter klären, wo die Daten gespeichert sind und wer darauf zugreifen kann. Ebenso muss geklärt werden, wie Backups, Rollen und Berechtigungen verwaltet werden und wie das System die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten unterstützt.

Grundlegende Anforderungen für ein Schweizer KMU

Schlüsselfunktionen des ERP für die Unternehmensführung

Ein ERP ist ein modulares System, das verschiedene wesentliche Bereiche abdeckt: Produktion, Lager, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf und Personalwesen. Der Vorteil liegt nicht im einzelnen Modul. Alle Abteilungen arbeiten mit derselben aktuellen Informationsquelle: Ein einmal eingegebener Datensatz steht anderen Funktionen zur Verfügung, ohne parallele Erfassungen oder manuelle Abstimmungen zwischen verschiedenen Archiven.

Unter den verfügbaren Lösungen präsentiert MTF SAP Business One als umfassende Lösung, die speziell für KMU und Start-ups konzipiert wurde, kostengünstig ist und schnell implementiert werden kann. In der Demo-Umgebung (CH-Lokalisierung) gibt MTF an, dass die Standardfunktionen getestet werden können. Dazu gehören: CRM, Vertrieb und Auftragsabwicklung, Einkauf, Lagerverwaltung, Buchhaltung, Produktion und Support. Diese Liste dient auch als Checkliste: Wenn eine Funktion im Test fehlt, wird sie später kaum erscheinen.

MTF beschreibt Abacus als modulare ERP-Software. Abacus Business ist auf die Optimierung von Geschäftsprozessen ausgerichtet; Abacus Enterprise zeichnet sich durch seine Web-Architektur aus.

Für Lohnbuchhaltung und Personalwesen gibt es einen spezialisierten Markt. ADP bietet privaten Unternehmen in der Schweiz, unabhängig von Branche und Grösse, Software für Lohnbuchhaltung und HR an. Dazu gehören Personaladministration, Talentmanagement, Zeiterfassung, HR-Berichterstattung und Analysen. Es bietet auch eine Plattform für internationale Lohnabrechnungen mit Funktionen zur Compliance, zum Datenschutz und zur Sicherheit.

Auch hier hängt die Wahl vom gewünschten Integrationsgrad zwischen der Lohnverwaltung und dem restlichen System ab.

Vom ERP für Schweizer KMU abgedeckte Schlüsselfunktionen

Integration mit bestehenden Systemen und technischer Support

Nur wenige KMU beginnen bei null. Neben dem ERP bleiben oft Tools für Buchhaltung, Zeiterfassung, CRM, Controlling oder Produktion bestehen. MTF nennt die Integration mit bestehenden Systemen explizit als Bestandteil seines Angebots. Zu den Dienstleistungen gehören die Migration von Daten und Systemen, die Planung und das Projektmanagement während der Implementierung sowie die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

In der Analysephase sollten alle beteiligten Tools aufgelistet und für jedes einzelne festgelegt werden, ob es ersetzt, angebunden oder parallel weitergeführt wird.

Der Support nach der Inbetriebnahme ist ebenso wichtig wie die initiale Konfiguration. MTF gibt an, Support und Schulungen für eine reibungslose Implementierung anzubieten. Für Abacus beschreibt MTF die Zusammenarbeit mit dem Partner Axept, der für Beratung und Implementierung zuständig ist, während MTF einen sicheren und stabilen Betrieb in der MTF Business Cloud gewährleistet.

Für SAP Business One nennt MTF die Zusammenarbeit mit dem Partner MTF B1-Consulting AG, der die Implementierung begleitet. Der zuverlässige und sichere Betrieb erfolgt ebenfalls in der MTF Business Cloud. Dies ist ein konkretes Beispiel dafür, wie ein Anbieter Beratung, Implementierung und Betrieb auf verschiedene Akteure mit definierten Rollen verteilen kann.

In der von MTF aufgeführten Dienstleistungsliste finden sich auch Beratungen zur Optimierung und Weiterentwicklung der Lösungen. Zudem gibt es Beratung zur Planung der Notfallwiederherstellung und der Geschäftskontinuität sowie Unterstützung bei der Anpassung der Software an neue gesetzliche Vorschriften.

Diese Punkte sollten explizit im Vertrag aufgenommen werden: Wer ist im Störungsfall Ansprechpartner, mit welchen Reaktionszeiten, über welchen Supportkanal und in welchem Rhythmus werden Updates angewendet?

Phasen der ERP-Implementierung und erwartete Vorteile

Best Practices sehen einen schrittweisen Ansatz vor. Der typische Weg beginnt mit der Analyse der bestehenden Prozesse, setzt fort mit der Bereinigung und Normalisierung der Daten sowie der schrittweisen Migration zum neuen System und endet mit der Schulung der Benutzer.

Dieselben Elemente tauchen in den von MTF beschriebenen Dienstleistungen auf. MTF nennt Bedarfsanalyse, Projektplanung und -management, Migration von Daten und Systemen, Implementierung der Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessoptimierung sowie Angebote für Support und Schulung.

Die erwarteten Vorteile sind mit diesen Phasen verknüpft. Ein ERP deckt Bereiche wie Produktion, Lager, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf und Personalwesen integriert ab. Jeder Bereich arbeitet mit denselben aktuellen Daten.

Die Abläufe werden standardisiert: Ein Verkaufsauftrag kann automatisch die Verfügbarkeitsprüfung im Lager, die Produktionsplanung und die Erstellung des Lieferscheins auslösen. Manuelle Eingriffe und das Fehlerrisiko werden reduziert.

Da alle Daten in einer einzigen Datenbank liegen, kann das Management in Echtzeit auf Berichte und Analysen zugreifen. So erhält es einen unmittelbaren Überblick über die Geschäftsentwicklung, was für Entscheidungen und die frühzeitige Identifizierung von Problemen oder Chancen nützlich ist.

Ein ERP-Projekt ist eine Transformationsmassnahme, nicht nur ein einfacher Austausch von Programmen. Die Wahl des Technologiepartners ist gewichtig, da er das Unternehmen während des gesamten Prozesses begleitet. Die Schulung der Mitarbeiter und die schrittweise Migration der Daten sind die wirksamsten Mittel, um operative Rückschläge in den Wochen unmittelbar nach der Umstellung auf das neue System einzudämmen.

Phasen der ERP-Implementierung gemäss MTF Best Practices

Vor- und Nachteile der Einführung eines ERP-Systems für Schweizer KMU

Branchenanpassung und Überlegungen zu neuen Technologien

Für ein KMU ist die Frage nicht mehr, ob ein ERP eingeführt werden soll, sondern welches ERP basierend auf den Bedürfnissen, der Branche und den Wachstumszielen gewählt werden sollte. MTF nennt die hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Branchenbedürfnisse als Stärke seines Angebots. Diese Anforderung wird geprüft, indem man die charakteristischen Prozesse der eigenen Tätigkeit auflistet. Man denke an die Stückliste und die Produktionsplanung in einem produzierenden Unternehmen oder an die Verwaltung von Aufträgen und Arbeitsstunden in einem Dienstleistungsunternehmen. Anschliessend prüft man, wie das System diese abbildet.

Im Kontext von Industrie 4.0 und 5.0 wird das ERP tendenziell zum Dreh- und Angelpunkt, um den sich Technologien und Prozesse drehen. Es ist nicht mehr nur ein administratives Tool, sondern eine Plattform, die Produktion, Logistik, Supply Chain und finanzielles Controlling verbindet.

Die relevantesten Trends betreffen die native Integration mit MES-Systemen, industriellen IoT-Plattformen, Lösungen für die advanced Planning und fortschrittliche Analytics-Tools. Für ein produzierendes KMU bedeutet dies grössere Transparenz der Prozesse, weniger Ineffizienzen und die Fähigkeit, schneller auf Schwankungen bei Nachfrage oder Kosten zu reagieren.

Hinzu kommt der Beitrag von künstlicher Intelligenz und Machine Learning, die die Funktionen von ERP-Systemen auch in KMU schrittweise erweitern. Die automatische Datenanalyse ermöglicht es, wiederkehrende Muster zu erkennen, kritische Situationen vorherzusehen und genauere Entscheidungen zu unterstützen.

In der Fertigung kann ein ERP Daten aus IoT-Sensoren, Produktionssystemen und Edge Computing integrieren, um Szenarien der vorausschauenden Wartung zu ermöglichen. Wer heute eine Lösung evaluiert, sollte sich daher nicht nur fragen, welche Funktionen jetzt benötigt werden, sondern auch, welche Schnittstellen und Daten in Zukunft nötig sein werden, um Maschinen, Sensoren und Analysetools anzubinden.

Branchenanpassung und Integration neuer Technologien im ERP