Schweizer Löhne im ERP: Was für AHV, BVG und Swissdec nötig ist

Schweizer Löhne im ERP: Warum Felder einer generischen Lohnbuchhaltung nicht genügen

Ein ERP-System, das Schweizer Löhne verwaltet, erzeugt nicht nur Daten für die interne Berechnung: Es muss auch Behörden und Versicherungen speisen. Swissdec ist der Verband, der die elektronische Übermittlung von Lohn-, Finanz- und Leistungsdaten standardisiert, vereinheitlicht und vereinfacht.

Unternehmen und Arbeitgeber sind gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, diese Daten den empfangenden Organisationen (Behörden oder Finanzinstitutionen) zu liefern. Der im August 2007 gegründete Verein Swissdec umfasst fünf Mitglieder: Suva, AHV/IV, Schweizerischer Versicherungsverband, Bundesamt für Statistik und Schweizerische Steuerverwaltung.

Die Felder einer generischen Lohnbuchhaltung – steuerbares Einkommen, Nettolohn, IBAN – reichen nicht aus. Es braucht Datenstrukturen für die AHV-Beitragsbemessungsgrundlage, für den BVG-versicherten Lohn und für die Exporte an die Empfänger gemäss den Swissdec-Standards, vor allem dem Lohnstandard CH (ELM). Ohne diese drei Dimensionen kann das ERP Pensionskassen, Steuerbehörden und Ausgleichskassen nicht korrekt bedienen.

AHV: Massgebendes Einkommen und Erwerbstätigenkategorie

Das ERP muss zwischen unselbstständiger Erwerbstätigkeit und selbstständiger Erwerbstätigkeit unterscheiden. Gemäss der Informationsstelle AHV/IV entrichten in der Schweiz selbstständig Erwerbstätige AHV-, IV- und EO-Beiträge, die auf dem Einkommen basieren. Das ERP muss die Erwerbstätigenkategorie speichern und unterschiedliche Berechnungsregeln anwenden.

Die AHV-Bemessungsgrundlage bildet auch die Obergrenze des versicherten Lohns in der beruflichen Vorsorge. Das BVG legt fest, dass der versicherte Lohn bzw. das versicherte Einkommen von Selbstständigen den der AHV unterstellten Betrag nicht überschreiten darf. Wenn das ERP diese Grundlagen nicht korrekt unterscheidet, basiert die BVG-Berechnung auf einem falschen Betrag.

BVG: Eintrittsschwelle, versicherter Lohn und Beitragsaufteilung

Die Informationsstelle AHV/IV weist darauf hin, dass alle der AHV unterstellten Arbeitnehmenden mit einem Jahreslohn von mehr als 22'680 Franken der beruflichen Vorsorge unterstehen. Das ERP muss den Jahreslohn mit dieser Schwelle vergleichen und die BVG-Pflicht erst oberhalb dieses Betrags aktivieren. Der versicherte Lohn darf das einkommen, auf das AHV-Beiträge entrichtet werden, nicht überschreiten.

Der Leitfaden von Swiss Life führt das Beispiel einer 38-jährigen Person an: Es wird ein Satz von 10 % angewendet, was 5'354 Franken pro Jahr entspricht, wobei Arbeitgeber und versicherte Person je 50 % dieses Betrags zahlen. Das ERP muss den anwendbaren Beitragssatz verwalten und die Beiträge zur Hälfte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufteilen.

Das BVG unterscheidet einen obligatorischen und einen überobligatorischen Teil. Der obligatorische Teil ist im BVG geregelt und garantiert gesetzliche Minimalleistungen, die alle Pensionskassen anbieten müssen. Reglemente oder Statuten der Kassen können zusätzliche Leistungen vorsehen, also den überobligatorischen Teil.

Der Arbeitgeber entscheidet, ob eine Person nur für den obligatorischen Teil oder auch für den überobligatorischen Teil versichert ist. Arbeitgeber, die ihre Mitarbeitenden keiner Pensionskasse anschliessen, werden gesetzlich der Auffangeinrichtung zugewiesen, die nur das Minimum abdeckt; in diesem Fall sind die Angestellten ausschliesslich für den obligatorischen Teil versichert.

Das ERP muss daher wissen, ob die Person bei einer Kasse mit überobligatorischen Leistungen oder bei der Auffangeinrichtung affiliert ist.

Obligatorischer vs. überobligatorischer Teil im BVG

Kennwerte für die Schweizer Vorsorge

Swissdec: Was das ERP für die elektronische Übermittlung liefern muss

Swissdec standardisiert die elektronische Übermittlung von Lohn-, Finanz- und Leistungsdaten an Behörden und Versicherungen. Das ERP darf nicht nur ein PDF oder eine proprietäre Datei erzeugen, sondern muss die von den Empfängern geforderten Standards einhalten. Dazu gehört der Lohnstandard CH (ELM), von dem dokumentierte Versionen existieren, beispielsweise 5.0 und 5.3.

Das Addendum zum Lohnstandard CH (ELM) Version 5.3 spezifiziert die Informationen, die Arbeitgeber für die betroffenen Personenkreise aktuell halten müssen. Das ERP muss strukturierte Felder für diese Informationen besitzen und konforme Exporte generieren, sich also nicht auf die Lohnberechnung beschränken.

Stammdaten, Vertragsdaten und internationale Aspekte aktuell halten

Für die elektronische Übermittlung muss das ERP die Stamm- und Vertragsdaten der betroffenen Personen aktuell halten. Das ELM-Addendum 5.3 gibt an, dass ein Abschnitt genau den Informationen gewidmet ist, die Arbeitgeber für die betroffenen Personenkreise aktuell halten müssen.

Ein Beispiel aus den FAQ zum ELM-Standard 5.0 zeigt die Berechnung: Die Tage in der Schweiz betragen 7 (Basis 12 minus 5 Arbeitstage im Ausland). Das ERP muss die Tage im schweizerischen Hoheitsgebiet und jene im Ausland separat erfassen und Fälle von IF-unterstellten Personen verwalten. Ohne diese Felder ist die elektronische Meldung nicht korrekt.

Vom Bruttolohn zur Meldung: Minimaler Ablauf im ERP

Der minimale operative Ablauf beginnt mit der Berechnung des Bruttolohns und der Abzüge. Anschliessend ermittelt das ERP die AHV-Beitragsbemessungsgrundlage und unterscheidet dabei zwischen Einkommen aus unselbstständiger und selbstständiger Erwerbstätigkeit.

Auf dieser Basis prüft es die BVG-Pflicht: Es vergleicht den Jahreslohn mit der Schwelle von 22'680 Franken, wendet den Beitragssatz an und teilt die Beiträge zur Hälfte zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf. Zudem unterscheidet es den obligatorischen vom überobligatorischen Teil oder die Affiliation bei der Auffangeinrichtung.

Nach der Berechnung der Anteile generiert das ERP die Daten im Format Swissdec/ELM, einschliesslich der in der Schweiz und im Ausland geleisteten Arbeitstage sowie der IF-Situationen, und übermittelt sie an die Empfänger, Behörden und Versicherungen. Jeder Schritt hängt vom vorherigen ab: Ein Fehler bei der Erwerbstätigenkategorie oder der BVG-Schwelle pflanzt sich bis zur Meldung fort.

Praktische Checkliste für ein AHV-, BVG- und Swissdec-konformes ERP

Um ein ERP oder eine Payroll-Konfiguration zu bewerten, prüfen Sie, ob es Folgendes verwaltet: 1) die Erwerbstätigenkategorie (unsclbstständig oder selbstständig) und die entsprechenden AHV/IV/EO-Beitragsgrundlagen; 2) die BVG-Schwelle von 22'680 Franken Jahreslohn und die Obergrenze des versicherten Lohns gleich dem der AHV unterstellten Betrag. Prüfen Sie zudem: 3) die anwendbaren Beitragssätze und die paritätische Aufteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Prüfen Sie ferner: 4) die Unterscheidung zwischen obligatorischem und überobligatorischem Teil sowie die Affiliation bei einer Pensionskasse oder der Auffangeinrichtung; 5) den Export konform zum Lohnstandard CH (ELM). Schlussendlich: 6) die Felder für Tage in der Schweiz und im Ausland sowie für die IF-Unterstellung; 7) die kontinuierliche Aktualisierung der Stammdaten wie im ELM-Addendum 5.3 gefordert.

Ein praktischer Test: Simulieren Sie einen Fall mit einem Jahreslohn knapp über der BVG-Schwelle, einer 38-jährigen Person und 5 Tagen im Ausland von insgesamt 12. Das ERP muss die AHV-Grundlage berechnen und die Schwelle korrekt anwenden. Es muss zudem den Satz von 10 % verwenden, die Beiträge hälftig teilen und einen ELM-Export mit 7 Tagen in der Schweiz generieren. Fehlt einer dieser Schritte, ist die Konfiguration unvollständig.