Salaires suisses dans l’ERP : exigences AVS, LPP et Swissdec

Salaires suisses dans l’ERP : pourquoi les champs d’une paie générique ne suffisent pas

Un ERP qui gère les salaires suisses ne produit pas uniquement des données pour le calcul interne : il doit également alimenter les autorités et les assurances. Swissdec est l’association qui standardise, harmonise et simplifie la transmission électronique des données salariales, financières et relatives aux prestations.

Les entreprises et les employeurs sont tenus de fournir ces données aux organisations destinataires (autorités ou institutions financières) en vertu d’une obligation légale ou d’un accord contractuel. Fondée en août 2007, Swissdec réunit cinq membres : la Suva, l’AVS/AI, l’Association suisse d’assurances, l’Office fédéral de la statistique et la Conférence suisse des impôts.

Les champs d’un logiciel de paie générique – revenu imposable, net, IBAN – ne suffisent pas. Il faut des structures de données pour la base de cotisation AVS, pour le salaire assuré LPP et pour les exports vers les destinataires selon les standards Swissdec, avant tout le standard salarial CH (ELM). Sans ces trois dimensions, l’ERP ne peut pas alimenter correctement les caisses de pension, les autorités fiscales et les offices de compensation.

AVS : revenu soumis à cotisation et type de travailleur

L’ERP doit distinguer le travail salarié de l’activité lucrative indépendante. Selon le Centre d’information AVS/AI, toute personne exerçant une activité indépendante en Suisse verse des cotisations AVS, AI et APG calculées sur son revenu. L’ERP doit enregistrer le type de travailleur et appliquer des règles de calcul différentes.

La base AVS constitue également le plafond du salaire assuré dans la prévoyance professionnelle. La LPP stipule que le salaire assuré, ou le revenu assuré des indépendants, ne peut pas dépasser le montant soumis aux cotisations AVS. Si l’ERP ne distingue pas correctement ces bases, le calcul LPP part d’un montant erroné.

LPP : seuil d’entrée, salaire assuré et répartition des cotisations

Le Centre d’information AVS/AI indique que tous les salariés soumis à l’AVS dont le salaire annuel dépasse 22'680 francs sont assujettis à la prévoyance professionnelle. L’ERP doit comparer le salaire annuel à ce seuil et n’activer l’obligation LPP qu’au-delà de ce montant. Le salaire assuré ne peut pas excéder le revenu sur lequel les cotisations AVS sont versées.

Le guide de Swiss Life donne l’exemple d’une personne de 38 ans : un taux de 10 % s’applique, soit 5'354 francs par an, et l’employeur ainsi que la personne assurée versent chacun 50 % de ce montant. L’ERP doit gérer le taux de cotisation applicable et répartir les contributions à parts égales entre l’employeur et le travailleur.

La LPP distingue une partie obligatoire et une partie supraobligatoire. La partie obligatoire est régie par la LPP et garantit des prestations minimales légales que toutes les caisses de pension doivent offrir. Le règlement ou les statuts des caisses peuvent prévoir des prestations supplémentaires, c’est-à-dire la partie supraobligatoire.

C’est à l’employeur de décider si une personne est assurée uniquement pour la partie obligatoire ou aussi pour la partie supraobligatoire. Les employeurs qui n’affilient pas leurs employés à une caisse de pension sont affiliés d’office à l’institution supplétive, qui ne couvre que le minimum ; dans ce cas, les employés sont assurés uniquement pour la partie obligatoire.

L’ERP doit donc savoir si la personne est affiliée à une caisse avec prestations supraobligatoires ou à l’institution supplétive.

Partie obligatoire vs supraobligatoire dans la LPP

Valeurs clés pour la prévoyance suisse

Swissdec : ce que l’ERP doit produire pour la transmission électronique

Swissdec standardise la transmission électronique des données salariales, financières et relatives aux prestations vers les autorités et les assurances. L’ERP ne doit pas seulement produire un PDF ou un fichier propriétaire, mais respecter les standards exigés par les destinataires. Parmi ceux-ci figure le standard salarial CH (ELM), dont il existe des versions documentées, par exemple les versions 5.0 et 5.3.

L’Addendum au standard salarial CH (ELM) version 5.3 précise les informations que les employeurs doivent tenir à jour pour les cercles de personnes concernées. L’ERP doit disposer de champs structurés pour ces informations et générer des exports conformes, sans se limiter au calcul du salaire.

Données personnelles, contractuelles et internationales à maintenir à jour

Pour la transmission électronique, l’ERP doit maintenir à jour les données personnelles et contractuelles des personnes concernées. L’Addendum ELM 5.3 indique qu’un paragraphe est spécifiquement consacré aux informations que les employeurs doivent tenir à jour pour les cercles de personnes concernées.

Un exemple tiré de la FAQ sur le standard ELM 5.0 illustre le calcul : les jours en Suisse sont au nombre de 7 (base 12 moins 5 jours de travail à l’étranger). L’ERP doit enregistrer séparément les jours sur le territoire suisse et ceux à l’étranger, et gérer les cas de personnes soumises à l’IF. Sans ces champs, la déclaration électronique est incorrecte.

Du salaire brut à la déclaration : flux minimal dans l’ERP

Le flux opérationnel minimal part du calcul du salaire brut et des déductions. Ensuite, l’ERP détermine la base de cotisation AVS, en distinguant le revenu du travail salarié du revenu de l’activité indépendante.

Sur cette base, il vérifie l’obligation LPP : il compare le salaire annuel au seuil de 22'680 francs, applique le taux de cotisation et répartit les contributions à parts égales entre l’employeur et le travailleur. Il distingue également la partie obligatoire de la partie supraobligatoire ou l’affiliation à l’institution supplétive.

Après le calcul des quotes-parts, l’ERP génère les données au format Swissdec/ELM, en incluant les jours travaillés en Suisse et à l’étranger ainsi que les situations IF, et les transmet aux destinataires, autorités et assurances. Chaque étape dépend de la précédente : une erreur sur le type de travailleur ou sur le seuil LPP se propage jusqu’à la déclaration.

Checklist pratique pour un ERP conforme à l’AVS, à la LPP et à Swissdec

Pour évaluer un ERP ou une configuration de paie, vérifiez qu’il gère : 1) le type de travailleur (salarié ou indépendant) et les bases de cotisation AVS/AI/APG correspondantes ; 2) le seuil LPP de 22'680 francs de salaire annuel et le plafond du salaire assuré égal au montant soumis à l’AVS. Vérifiez également : 3) les taux de cotisation applicables et la répartition paritaire entre employeur et travailleur.

Vérifiez en outre : 4) la distinction entre partie obligatoire et supraobligatoire et l’affiliation à une caisse de pension ou à l’institution supplétive ; 5) l’export conforme au standard salarial CH (ELM). Enfin : 6) les champs pour les jours en Suisse et à l’étranger et pour l’assujettissement IF ; 7) la mise à jour continue des données personnelles comme l’exige l’Addendum ELM 5.3.

• Un test pratique : simuler un cas avec un salaire annuel juste au-dessus du seuil LPP, une personne de 38 ans et 5 jours à l’étranger sur 12. L’ERP doit calculer la base AVS et appliquer correctement le seuil. Il doit également utiliser le taux de 10 %, répartir les cotisations à parts égales et générer un export ELM avec 7 jours en Suisse. Si l’une de ces étapes manque, la configuration n’est pas complète.