QR-bill: come preparare le fatture con codice QR in Svizzera

Che cosa cambia con la QR-bill nella fatturazione svizzera

La QR-fattura è lo standard del settore finanziario svizzero per le fatture a lettura automatica e sostituisce i bollettini di pagamento usati in precedenza (HanseMerkur). Introdotta in Svizzera nel giugno 2020 (Ated), è stata sviluppata dall'Associazione svizzera dei banchieri (SwissBanking) e da SIX Group e sostituisce le vecchie polizze di versamento rosse e arancioni con un formato uniforme e leggibile in modo digitale (Payrexx). È obbligatoria dal 1° ottobre 2022 (FAQ Fatturazione Svizzera; Ated).

Per chi emette fatture cambia il modulo, non i canali di pagamento. Nella polizza arancione i dati essenziali del pagamento — numero cliente, numero fattura, data fattura e altre informazioni — erano codificati nel numero di riferimento. Associazioni e privati usavano invece la polizza rossa, annotando a mano la causale. La QR-fattura sostituisce entrambi i moduli (Ated).

Per adeguarsi, conviene partire da tre elementi: dati anagrafici strutturati, conto di incasso e software. La QR-fattura non cambia i canali di pagamento: restano e-banking, sportello postale, ordine di pagamento e scansione con smartphone o lettore dedicato (Ated).

Vantaggi della QR-bill nella fatturazione svizzera

I dati che compongono una QR-bill

La sezione di pagamento è standardizzata e ruota attorno allo Swiss QR Code, che raccoglie le informazioni di pagamento: IBAN del beneficiario, importo, numero di riferimento e informazioni strutturate (Payrexx). Il codice recupera IBAN, importo e riferimento di pagamento (HanseMerkur). La QR-bill riporta anche valuta, in franchi o euro, e dati del creditore e del debitore (FAQ Fatturazione Svizzera). Può contenere informazioni aggiuntive come causale di versamento e riferimento del cliente (Ated).

Il tipo di riferimento dipende dal conto nella sezione di pagamento. Con QR-IBAN si usa il riferimento QR strutturato. Con IBAN normale si usa un riferimento non strutturato o il riferimento creditore (ISO 11649), come illustrato più avanti (FAQ Fatturazione Svizzera). Le fatture che attivano un pagamento in Svizzera devono riportare un codice QR svizzero valido (FAQ Fatturazione Svizzera).

Prima di generare il codice, preparare i campi della sezione di pagamento: IBAN o QR-IBAN, importo, valuta CHF o EUR, dati del creditore e del debitore, riferimento e causale. Il tipo di riferimento dipende dal conto: QR-IBAN con riferimento QR strutturato, IBAN normale con riferimento non strutturato o riferimento creditore ISO 11649 (FAQ Fatturazione Svizzera).

QR-IBAN o IBAN normale: quale scegliere per gli incassi

Il QR-IBAN è un IBAN speciale che inizia con «CH» seguito da codici istituzionali specifici e contiene un numero di riferimento QR di 27 cifre. Questa combinazione consente la riconciliazione automatica dei pagamenti senza intervento manuale ed è adatta a chi elabora molte transazioni (FAQ Fatturazione Svizzera).

L'IBAN normale è il conto bancario svizzero standard: richiede un riferimento non strutturato oppure il riferimento creditore (ISO 11649) e il campo informazioni aggiuntive da 140 caratteri. Per la maggior parte delle piccole imprese e dei liberi professionisti è sufficiente: non serve un QR-IBAN per emettere QR-bill valide (FAQ Fatturazione Svizzera).

Per la scelta, valutare il volume e il grado di automazione desiderato. Con QR-IBAN il numero di riferimento QR è di 27 cifre e la riconciliazione avviene senza intervento manuale. Con IBAN normale restano il riferimento non strutturato o ISO 11649 e il campo informazioni aggiuntive da 140 caratteri (FAQ Fatturazione Svizzera).

QR-IBAN vs IBAN normale per l'emissione di QR-bill

Indirizzi strutturati e requisiti attuali

Dal 22 novembre 2025 la versione 2.3 delle Linee guida di implementazione svizzere richiede indirizzi strutturati: campi separati per via, numero civico, NPA e località (FAQ Fatturazione Svizzera). Il software di fatturazione deve quindi generare le QR-bill in quel formato.

In pratica l'anagrafica clienti va tenuta con questi elementi in campi distinti, non come blocco unico di testo. Conviene far produrre al sistema una fattura di prova per controllare che i dati finiscano nei campi corretti prima di emettere in serie.

Se l'anagrafica è ancora un blocco unico di testo, il software non può separare via, numero civico, NPA e località. Prima di emettere in serie, verificare che l'indirizzo del debitore e del creditore sia mappato nei campi strutturati richiesti dalla versione 2.3 (FAQ Fatturazione Svizzera).

Preparare il software di fatturazione

Prima dell'invio, verificare il sistema su alcuni punti. Deve emettere QR-bill conformi alle linee guida vigenti, inclusi gli indirizzi strutturati richiesti dalla versione 2.3. Deve gestire la valuta in franchi o euro e usare in modo coerente QR-IBAN o IBAN normale con il relativo tipo di riferimento. Con IBAN normale va compilato il campo informazioni aggiuntive.

I requisiti di forma dello Swiss QR Code e le regole di conversione nei messaggi di pagamento MT101 e MT103 sono definiti nelle linee guida di implementazione (SIX, Manuale per l'introduzione della QR-fattura).

Per i clienti all'estero la QR-bill è pensata per i pagamenti domestici svizzeri e per quelli dal Liechtenstein. I clienti internazionali in genere non riescono a scansionare i codici QR svizzeri con le loro app bancarie. Buona pratica: includere comunque la sezione di pagamento e aggiungere i dettagli in formato testo, con IBAN, codice BIC/SWIFT e indirizzo della banca (FAQ Fatturazione Svizzera).

Tra i fornitori attivi in Ticino c'è PL3 & Partners, società con sedi a Chiasso e Milano fondata nel 2004. Attraverso SAP è possibile gestire la QR-fattura nel proprio ERP, automatizzando il processo di pagamento con la lettura del QR Code (Ated).

Il software deve generare QR-bill conformi alle linee guida vigenti, inclusi gli indirizzi strutturati della versione 2.3, gestire CHF o EUR e usare coerentemente QR-IBAN o IBAN con il relativo riferimento (FAQ Fatturazione Svizzera).

Come i clienti pagano una QR-bill

I canali restano quelli noti: immissione dei dati nell'e-banking, versamento allo sportello postale, ordine di pagamento e scansione del codice con smartphone o lettore dedicato (Ated). Chi usa un'app di mobile banking recupera automaticamente IBAN, importo e riferimento dal codice e paga da lì, come per i premi assicurativi saldabili con il cellulare (HanseMerkur).

Nell'e-commerce la fattura QR può essere un vero metodo di pagamento nel checkout: dopo l'ordine l'acquirente riceve un codice QR da scansionare e pagare con l'app di e-banking. Per l'esercente è la forma più conveniente di acquisto su fattura, con commissioni di transazione a partire dallo 0,50%. Non prevede verifica della solvibilità né assunzione del rischio, che resta interamente a carico dell'esercente (Payrexx).

Automatizzare la riconciliazione degli incassi

La scelta del conto in fase di emissione determina quanta parte della riconciliazione resta manuale. Con riferimento strutturato, l'abbinamento tra pagamento e fattura avviene automaticamente, senza intervento manuale (FAQ Fatturazione Svizzera).

Sul fronte dei sistemi, il QR Code può essere letto dal gestionale o dall'ERP, automatizzando il processo di pagamento (Ated). Se il riferimento strutturato manca, l'imputazione va ricostruita dall'informazione aggiuntiva, con un passaggio manuale per ogni incasso.

Per ridurre i passaggi manuali, usare lo stesso tipo di conto e di riferimento in modo coerente su tutte le fatture. Con QR-IBAN e riferimento QR strutturato l'abbinamento è automatico; con IBAN normale il riferimento non strutturato o ISO 11649 richiede più attenzione in riconciliazione (FAQ Fatturazione Svizzera).

Controlli finali prima di emettere

Prima dell'invio verificare che la fattura attivi un pagamento in Svizzera e debba quindi portare un codice QR svizzero valido (FAQ Fatturazione Svizzera). Controllare che il riferimento sia compatibile con il conto scelto e che la valuta tra franchi ed euro sia corretta. Verificare che gli indirizzi siano generati nei campi strutturati richiesti e che il codice sia leggibile con una prova di scansione tramite un'app di mobile banking. Per i destinatari all'estero vanno aggiunti i dettagli di pagamento in formato testo.

Prima dell'invio, eseguire una prova di scansione con un'app di mobile banking e verificare che il codice contenga IBAN, importo, valuta e riferimento corretti. Controllare che gli indirizzi siano in campi separati e che per l'estero siano indicati IBAN, BIC/SWIFT e indirizzo della banca in formato testo (FAQ Fatturazione Svizzera).

Fasi per preparare una QR-bill conforme in Svizzera