Conservazione digitale delle fatture in Svizzera: obblighi e durata

Perché la fattura digitale non cancella l'obbligo di conservazione

Per un'impresa è decisivo dimostrare autenticità e integrità dei dati trasmessi e conservati, su carta o in formato elettronico. La tenuta dei libri contabili secondo il diritto commerciale e l'Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc) serve a provare i fatti pertinenti. Per la fattura elettronica il quadro non cambia: cambia il supporto, non l'esigenza di ricostruire e provare l'operazione.

L'obbligo di conservare i documenti commerciali riguarda tutte le aziende svizzere, indipendentemente da settore e dimensioni. La violazione può essere punita dal diritto penale. Le basi legali non si fermano al Codice delle obbligazioni (CO): includono anche le leggi fiscali (LIFD, LAID e LIVA), l'Olc e il Codice penale.

Dieci anni, ma da quando decorre il termine

L'art. 958f cpv. 1 CO fissa a dieci anni la conservazione di libri contabili, giustificativi, rapporti d'affari e rapporti di revisione. Il termine non parte dalla data del singolo documento, bensì dalla fine dell'esercizio in cui è stata effettuata l'ultima registrazione. Per libri, giustificativi, conti annuali e rapporti il conteggio riparte a ogni operazione registrata nell'esercizio.

Per i documenti societari valgono decorrenze specifiche. Il libro delle azioni e l'elenco degli aventi economicamente diritto (SA), il libro delle quote sociali (sagl) e l'elenco dei soci (società cooperativa) si conservano dieci anni dalla cancellazione del proprietario, dell'usufruttuario o dei soci interessati. Le basi sono l'art. 686 cpv. 5, l'art. 697l cpv. 3, l'art. 790 cpv. 1 e l'art. 837 cpv. 2 CO.

I giustificativi alla base di un'iscrizione in questi libri si conservano dieci anni dalla cancellazione della ditta dal registro di commercio (art. 590 cpv. 1 e art. 747 cpv. 1 CO). Trascorso il periodo legale, le società possono di regola eliminare definitivamente i documenti; le relative azioni si prescrivono (art. 127 CO).

Decorrenza del termine di conservazione per documenti contabili

Durata legale di conservazione dei documenti contabili

Quali fatture e giustificativi rientrano nell'archivio

Sono giustificativi contabili i documenti scritti, su carta, supporto elettronico o forma analoga, necessari a ricostruire un'operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile (art. 957a cpv. 3 CO). Non conta il formato, ma la funzione. Se il documento serve a ricostruire una registrazione, entra nell'archivio.

Vi rientrano, tra gli altri, contratti, fatture, ricevute e documenti di trasporto e spedizione con le relative bolle di consegna. Vi rientrano anche la contabilità salariale con i pagamenti dei salari, i contributi alle assicurazioni sociali e i contratti pensionistici. La corrispondenza commerciale rientra solo se rilevante per la contabilità.

Requisiti tecnici di un archivio digitale conforme

Chi conserva a lungo termine dati soggetti a CO e Olc deve affrontare questioni concrete. Deve garantire integrità e autenticità dei dati registrati su supporti di memoria modificabili. Deve evitare perdite premature o accidentali. Deve documentare adeguatamente i procedimenti seguiti.

Ne deriva un elenco di requisiti verificabili: autenticità e integrità provabili; momento di registrazione provabile senza modifica o falsificazione; leggibilità garantita nel tempo; recupero dei dati in tempi ragionevoli; dati personali conservati in forma criptata. Solo un software appropriato può soddisfarli. Un archivio non strutturato di cartelle e file non basta.

Conservazione digitale e IVA: quando la fattura elettronica è detraibile

Le fatture elettroniche danno diritto alla deduzione dell'imposta precedente IVA solo a determinate condizioni. In ambito IVA la prova di autenticità e integrità può derivare dalla firma elettronica oppure da altri giustificativi e documenti. Esempi sono ordini d'acquisto, bolle di consegna, scritture contabili o giustificativi di pagamento.

Quanto alla durata, i soggetti IVA devono conservare libri contabili, giustificativi, documenti commerciali e altri documenti fino alla prescrizione assoluta del credito d'imposta. Resta salva una diversa disposizione dell'art. 958f CO (art. 70 cpv. 2 LIVA).

Carta o digitale? Scelte e costi per le PMI

In linea di principio sono ammessi tutti i supporti di dati disponibili sul mercato. La legge consente di tenere registri d'affari e giustificativi contabili su carta, in formato elettronico o in modo analogo. Devono essere coerenti con le transazioni e i fatti aziendali sottostanti e i documenti devono poter essere resi nuovamente leggibili in qualsiasi momento (art. 958f cpv. 3 CO).

Fanno eccezione i rapporti d'affari e di revisione: vanno tenuti per iscritto e firmati (art. 958f cpv. 2 CO).

Acquistare e mantenere un software che garantisca integrità, autenticità, leggibilità, recuperabilità e cifratura è oneroso. Le PMI devono tenerlo presente. Digitalizzare l'archiviazione di fatture e documenti contabili secondo l'Olc richiede buona pianificazione. Servono risorse umane e finanziarie.

Per questo molte PMI restano sullo stoccaggio fisico. La scelta tra carta e archivio digitale va valutata confrontando i costi di software e personale con i volumi e le esigenze di accesso dell'azienda.

Carta vs. archivio digitale: confronto costi e requisiti per le PMI

Vantaggi e svantaggi della conservazione digitale per le PMI

Responsabilità, violazioni e documenti probanti

La responsabilità della corretta conservazione spetta innanzitutto alla direzione. La violazione dell'obbligo di conservare i documenti aziendali può essere punita dal diritto penale. Il quadro comprende, oltre al CO, le leggi fiscali (LIFD, LAID, LIVA), l'Olc e il Codice penale.

Sul punto rileva anche l'art. 8 CC: tutti i documenti aziendali destinati a essere considerati probanti in un procedimento giudiziario o a influenzarlo rientrano tra quelli da conservare.

Come impostare in pratica la conservazione digitale

Definire per iscritto una politica di archiviazione: quali documenti entrano nell'archivio, con quale decorrenza dei termini e chi ne risponde. Scegliere un software idoneo a garantire autenticità, integrità, immutabilità della registrazione temporale, leggibilità e recupero in tempi ragionevoli. Attivare la cifratura dei dati personali.

A queste scelte si affiancano la parte documentale e i controlli. Descrivere per iscritto le procedure di archiviazione, così che siano tracciabili. Verificare periodicamente che i dati restino leggibili e integri nel tempo.

Le domande guida restano quelle della conservazione a lungo termine: come si prova l'integrità dei dati su supporti modificabili, come si evitano perdite accidentali e come si documentano i procedimenti.

Passaggi chiave per una conservazione digitale conforme